Doanh nghiệp nên đào tạo nội bộ những khóa nào cho nhân sự xây dựng

Một doanh nghiệp xây dựng có thể có hồ sơ năng lực ấn tượng nhưng vẫn liên tục vấp ở khâu vận hành: hồ sơ thầu trượt vì lỗi cơ bản, dự toán sai khối lượng, tiến độ công trường chậm vì phối hợp kém, hay hồ sơ nghiệm thu bị trả đi trả lại. Phần lớn những vấn đề này không đến từ thiếu người, mà đến từ thiếu năng lực đồng đều theo vị trí việc làm.

Đây là lúc đào tạo nội bộ phát huy giá trị. Thay vì để từng nhân sự tự học rời rạc, doanh nghiệp tổ chức đào tạo theo nhóm công việc, gắn với quy trình thực tế của đơn vị. Bài viết này dành cho ban giám đốc, phòng nhân sự và phòng dự án đang cân nhắc nên đào tạo nội bộ những khóa nào cho nhân sự xây dựng, và làm sao phân bổ chương trình theo phòng ban cho hiệu quả.

Vì sao nên đào tạo theo vị trí việc làm

Đào tạo dàn trải — cho tất cả nhân sự học cùng một nội dung tổng quát — thường lãng phí và kém hiệu quả. Cán bộ đấu thầu không cần đào sâu kỹ thuật thi công, còn chỉ huy trưởng công trường không cần thành thạo lập hồ sơ thầu. Khi đào tạo theo vị trí việc làm, mỗi nhóm nhận đúng kiến thức mình dùng hằng ngày, áp dụng được ngay và doanh nghiệp thấy kết quả nhanh hơn.

Lợi thế lớn nhất của đào tạo nội bộ là khả năng cá nhân hóa theo quy trình của chính đơn vị: dùng dự án thật, hồ sơ thật, tình huống thật của doanh nghiệp làm tài liệu thực hành. Nếu bạn đang phân vân giữa cử nhân sự đi học lẻ và tổ chức đào tạo tại chỗ, bài cá nhân học lẻ và doanh nghiệp đào tạo tại đơn vị nên chọn phương án nào sẽ giúp bạn cân nhắc đầy đủ trước khi quyết định.

Một góc nhìn nữa thường bị bỏ qua: đào tạo theo vị trí giúp chuẩn hóa cách làm trong toàn đơn vị. Khi mỗi người tự học một kiểu, cùng một đầu việc có thể được làm theo nhiều cách khác nhau, gây lệch chuẩn khi bàn giao giữa các bộ phận. Đào tạo nội bộ tạo ra ngôn ngữ chung, biểu mẫu chung và cách hiểu chung về quy trình — điều đặc biệt giá trị với doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoặc thường xuyên tuyển người mới. Nói cách khác, đào tạo không chỉ nâng năng lực cá nhân mà còn là công cụ quản trị tri thức của tổ chức.

Để chương trình thực sự đáng đầu tư, doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc trả lời ba câu hỏi: nhóm nào đang là điểm nghẽn năng lực rõ nhất, sai sót nào lặp lại gây tốn kém nhất, và năng lực nào sẽ cần khi đơn vị nhận thêm loại công việc mới trong 6–12 tháng tới. Câu trả lời cho ba câu hỏi này thường chỉ ngay ra nhóm cần đào tạo trước.

Nhóm nhân sự đấu thầu

Đây thường là nhóm cần đào tạo ưu tiên, vì sai sót trong đấu thầu ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng trúng và biên lợi nhuận của dự án. Nhóm này gồm cán bộ lập hồ sơ dự thầu, người phụ trách đấu thầu qua mạng và nhân sự pháp chế liên quan.

Nội dung nên ưu tiên: quy trình lựa chọn nhà thầu, cách chuẩn bị hồ sơ tránh lỗi loại, tư duy kiểm soát rủi ro khi tham gia đấu thầu. Khung năng lực cần đạt được mô tả khá rõ trong bài năng lực cần có của cán bộ phụ trách đấu thầu trong đơn vị. Khi số lượng nhân sự đủ đông và doanh nghiệp tham gia đấu thầu thường xuyên, tổ chức một lớp riêng tại đơn vị là phương án tiết kiệm và sát thực tế — bạn có thể tham khảo thời điểm phù hợp qua bài đào tạo đấu thầu tại đơn vị khi nào nên tổ chức.

Một lỗi thực tế thường gặp ở nhóm này là chỉ một, hai người “biết làm” hồ sơ thầu, còn lại phụ thuộc hoàn toàn vào họ. Khi người đó nghỉ phép, ốm hoặc chuyển việc đúng đợt mở thầu, cả doanh nghiệp lúng túng. Đào tạo theo nhóm giúp phân tán rủi ro này, đảm bảo nhiều người cùng nắm được quy trình và biểu mẫu, để hoạt động đấu thầu không bị gián đoạn vì thiếu một cá nhân. Cần lưu ý các quy định về đấu thầu được điều chỉnh theo pháp luật hiện hành, nên nội dung đào tạo cần được cập nhật kịp thời thay vì dùng tài liệu cũ.

Nhóm quản lý dự án và công trường

Nhóm này gồm cán bộ quản lý dự án, chỉ huy trưởng, kỹ sư giám sát và đội ngũ điều hành thi công. Vấn đề thường gặp ở đây là chồng chéo trách nhiệm, phối hợp kém giữa các bên và kiểm soát chất lượng chưa chặt.

Nội dung nên ưu tiên: hệ thống trách nhiệm trong quản lý dự án, vai trò và ranh giới giữa chủ đầu tư, ban quản lý dự án và nhà thầu, năng lực tổ chức thi công. Hai tài liệu nền tảng cho nhóm này là hệ thống trách nhiệm trong quản lý dự án đầu tư xây dựng và năng lực cần có của cán bộ quản lý dự án xây dựng. Khi nhân sự nắm vững phân định trách nhiệm, việc phối hợp trên công trường sẽ trơn tru hơn rõ rệt.

Phần lớn tranh chấp và chậm trễ trên công trường bắt nguồn từ việc các bên không thống nhất ai chịu trách nhiệm cho việc gì. Khi chủ đầu tư, ban quản lý dự án và nhà thầu cùng hiểu rạch ròi ranh giới của mình, thời gian xử lý vướng mắc giảm đáng kể, và rủi ro đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố cũng được hạn chế. Đào tạo nhóm này vì vậy không chỉ nâng kỹ năng cá nhân mà còn cải thiện trực tiếp cách cả tập thể vận hành một dự án.

Nhóm dự toán và hồ sơ

Nhóm phụ trách dự toán, đo bóc khối lượng và quản lý hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và khả năng quyết toán của dự án. Một sai lệch nhỏ trong đo bóc có thể nhân lên thành con số lớn khi triển khai.

Nội dung nên ưu tiên: nguyên tắc đo bóc khối lượng hạn chế sai lệch, cấu trúc một bộ hồ sơ dự toán cần nắm vững, và năng lực nền của người làm dự toán. Bài năng lực cần có của nhân sự làm dự toán xây dựng cho biết nhân sự nhóm này cần đạt những gì để làm việc đáng tin cậy. Đào tạo tốt nhóm dự toán giúp doanh nghiệp giảm rủi ro chi phí ngay từ khâu chuẩn bị.

Điểm cần nhấn mạnh với ban giám đốc: chi phí cho một sai sót dự toán thường cao hơn nhiều lần chi phí đào tạo. Một khối lượng bị đo thiếu, một hạng mục bị bỏ sót có thể bào mòn lợi nhuận hoặc gây tranh cãi khi quyết toán. Vì vậy, đầu tư đào tạo nhóm dự toán nên được nhìn như một khoản phòng ngừa rủi ro tài chính, không đơn thuần là chi phí nhân sự. Các quy định liên quan đến quản lý chi phí, định mức và đơn giá cũng cần được cập nhật theo văn bản pháp luật áp dụng tại thời điểm thực hiện, nên chương trình đào tạo cần đảm bảo tính thời sự.

Nhóm an toàn, vận hành và các vị trí bổ trợ

Tùy quy mô và lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể cần đào tạo thêm các vị trí bổ trợ: an toàn lao động trên công trường, vận hành công trình sau bàn giao, hoặc nhân sự hành chính dự án. Nhóm này không phải lúc nào cũng cần lớp riêng, nhưng nếu công việc đặc thù thì nên có chương trình phù hợp thay vì ghép chung.

Nguyên tắc chung: chỉ đào tạo nhóm bổ trợ khi khối lượng công việc thực tế đủ lớn để việc học mang lại giá trị áp dụng ngay, tránh đào tạo cho có.

Những sai lầm thường gặp khi tổ chức đào tạo nội bộ

Không ít doanh nghiệp đầu tư đào tạo nhưng không thu được kết quả tương xứng, thường vì vướng vào một số sai lầm sau:

• Ghép tất cả vào một lớp chung: cho nhân sự nhiều vị trí học cùng một nội dung tổng quát, khiến người thì thấy thừa, người thì thấy thiếu, không ai áp dụng được trọn vẹn.
• Đào tạo theo phong trào: tổ chức vì thấy đơn vị khác làm, không gắn với điểm nghẽn thực tế của mình, nên học xong không thay đổi được gì.
• Bỏ qua bước áp dụng: học xong không có cơ chế đưa kiến thức vào công việc, vài tuần sau mọi thứ quay về cách cũ.
• Dùng tài liệu lỗi thời: với lĩnh vực có quy định pháp luật thay đổi, học theo văn bản cũ có thể gây rủi ro hơn là không học.
• Không đo kết quả: chỉ dừng ở việc “đã tổ chức”, không theo dõi chất lượng công việc trước và sau đào tạo để biết có hiệu quả không.

Tránh được những sai lầm này, doanh nghiệp sẽ biến chi phí đào tạo thành khoản đầu tư có hoàn vốn rõ ràng, thay vì một hoạt động hình thức.

Bảng khóa học theo phòng ban

Bảng dưới đây gợi ý cách phân bổ chương trình đào tạo theo phòng ban hoặc nhóm chức năng, để doanh nghiệp dễ lên kế hoạch.

Checklist trước khi triển khai đào tạo nội bộ

Trước khi tổ chức, doanh nghiệp nên rà soát các điểm sau để chương trình đạt hiệu quả:

• Đã xác định rõ nhóm vị trí nào cần đào tạo và mục tiêu cụ thể của từng nhóm chưa;
• Đã chốt số lượng nhân sự mỗi nhóm để chọn hình thức (lớp riêng hay cử đi học lẻ) chưa;
• Đã chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, dự án thực tế của đơn vị để gắn vào nội dung học chưa;
• Đã thống nhất lịch học không ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ công việc chưa;
• Đã có cách đánh giá kết quả sau đào tạo (qua công việc thực tế, không chỉ qua bài kiểm tra) chưa.

Nên chọn phương án nào

Tổng kết: doanh nghiệp xây dựng nên ưu tiên đào tạo ba nhóm có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả dự án — đấu thầu, quản lý dự án/công trường và dự toán/hồ sơ — rồi mới đến các vị trí bổ trợ. Khi mỗi nhóm đủ đông và công việc lặp lại thường xuyên, tổ chức đào tạo tại đơn vị theo quy trình thực tế của doanh nghiệp thường hiệu quả và tiết kiệm hơn cử từng người đi học lẻ. Với nhân sự cần kiến thức nền chung, bạn có thể bắt đầu từ khóa học xây dựng trước khi đi vào chuyên sâu theo vị trí.

Nội dung bài viết nhằm cung cấp kiến thức tham khảo và định hướng lựa chọn chương trình đào tạo. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định pháp luật hiện hành, đặc thù hoạt động, hồ sơ cụ thể và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm thực hiện. Kết quả đào tạo phụ thuộc vào nhiều yếu tố và không thể bảo đảm trước.

Nếu doanh nghiệp muốn thiết kế chương trình đào tạo nội bộ sát với cơ cấu phòng ban và quy trình của mình, hãy trao đổi với đội ngũ tư vấn để được gợi ý nội dung, hình thức và lịch tổ chức phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.

Doanh nghiệp chưa biết đào tạo nội bộ khóa nào cho từng vị trí

Viện thiết kế chương trình đào tạo tại đơn vị theo vị trí nhân sự và nhu cầu thực tế. Học viên có thể tham khảo đào tạo tại đơn vị, xem lịch khai giảng hoặc liên hệ để được tư vấn lộ trình học phù hợp.

VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
Hotline: 0904 889 859
Email: info@viendaotaocanbo.edu.vn
Website: https://daotao.viendaotaocanbo.edu.vn