Trong nhiều dự án xây dựng, phần lớn tranh chấp giữa chủ đầu tư và nhà thầu không đến từ chất lượng thi công mà từ cách thực hiện hợp đồng: khối lượng phát sinh không được xác nhận kịp thời, hồ sơ thanh toán chậm, nghiệm thu thiếu căn cứ, quyết toán kéo dài. Khi hợp đồng không được theo dõi và kiểm soát tốt ngay từ đầu, những bất đồng nhỏ tích tụ thành tranh chấp lớn. Vì vậy, quản lý hợp đồng xây dựng là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người làm quản lý dự án.
Bài viết tiếp cận chủ đề từ góc thực hành: hợp đồng xây dựng cần kiểm soát những nội dung gì, rủi ro thường gặp ở các khâu thanh toán, nghiệm thu, quyết toán, và cách phòng tránh. Nội dung dành cho cán bộ quản lý dự án, ban quản lý dự án và nhà thầu.
Quản lý hợp đồng xây dựng là gì
Quản lý hợp đồng xây dựng là quá trình theo dõi, kiểm soát việc thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi đã thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng, từ khi ký kết đến khi thanh lý. Mục tiêu là bảo đảm các bên thực hiện đúng phạm vi, tiến độ, chất lượng, giá trị đã cam kết, đồng thời xử lý kịp thời các phát sinh. Đây là một phần không tách rời của công tác quản lý dự án xây dựng; để hiểu bức tranh tổng thể, có thể tham khảo bài quản lý dự án đầu tư xây dựng là gì.
Những nội dung cần kiểm soát trong hợp đồng
Quản lý hợp đồng hiệu quả là kiểm soát có hệ thống các nội dung cốt lõi. Bảng dưới đây liệt kê các nhóm nội dung và điểm cần lưu ý.
| Nội dung | Kiểm soát điều gì | Rủi ro nếu buông lỏng |
|---|---|---|
| Phạm vi công việc | Khối lượng, hạng mục theo hợp đồng | Tranh chấp về công việc phát sinh |
| Tiến độ | Mốc thời gian, tiến độ từng giai đoạn | Chậm tiến độ, phạt vi phạm |
| Chất lượng | Tiêu chuẩn kỹ thuật, nghiệm thu | Nghiệm thu khó khăn, phải làm lại |
| Giá và thanh toán | Giá hợp đồng, điều kiện và hồ sơ thanh toán | Chậm thanh toán, lệch dòng tiền |
| Khối lượng phát sinh | Xác nhận, phê duyệt phát sinh | Phát sinh không được công nhận |
| Quyết toán, thanh lý | Hồ sơ quyết toán, nghiệm thu hoàn thành | Quyết toán kéo dài, tồn đọng |
Trong các nhóm trên, kiểm soát khối lượng phát sinh và thanh toán hợp đồng xây dựng là hai điểm dễ phát sinh bất đồng nhất, vì gắn trực tiếp với tiền và thời gian.
Rủi ro thường gặp ở khâu thanh toán
Thanh toán là khâu dễ tắc nếu hồ sơ không đầy đủ. Rủi ro thường gặp gồm: hồ sơ thanh toán thiếu biên bản nghiệm thu khối lượng; khối lượng đề nghị thanh toán không khớp khối lượng nghiệm thu; thiếu chứng từ theo điều kiện hợp đồng. Để phòng tránh, nhà thầu cần chuẩn bị hồ sơ thanh toán đồng bộ với tiến độ nghiệm thu, và chủ đầu tư cần có quy trình kiểm tra, xác nhận rõ ràng. Việc gắn kiểm soát chi phí với hợp đồng cũng rất quan trọng; bạn có thể đọc thêm bài quản lý chi phí xây dựng là gì để thấy mối liên hệ giữa hợp đồng và chi phí.
Rủi ro ở khâu nghiệm thu và khối lượng phát sinh
Khối lượng phát sinh là nguồn tranh chấp kinh điển. Khi hiện trường phát sinh công việc ngoài hợp đồng mà không được xác nhận và phê duyệt kịp thời theo trình tự, nhà thầu khó được thanh toán phần này, còn chủ đầu tư khó kiểm soát chi phí. Nguyên tắc phòng tránh là: mọi phát sinh phải được ghi nhận, xác nhận và xử lý theo đúng quy định và điều khoản hợp đồng ngay khi xảy ra, không để dồn đến cuối. Nghiệm thu cũng cần bám sát hồ sơ; khối lượng nghiệm thu phải có căn cứ rõ ràng, tránh nghiệm thu “khống” hoặc thiếu biên bản.
Rủi ro ở khâu quyết toán hợp đồng
Quyết toán hợp đồng xây dựng thường kéo dài khi hồ sơ trong quá trình thực hiện không đầy đủ. Nếu các biên bản nghiệm thu, hồ sơ khối lượng, chứng từ thanh toán được làm chặt chẽ từ đầu thì quyết toán sẽ thuận lợi. Ngược lại, hồ sơ thiếu hoặc không khớp sẽ khiến quyết toán bị “treo”, ảnh hưởng dòng tiền và quan hệ giữa các bên. Đây là lý do quản lý hợp đồng tốt phải bắt đầu từ khâu thực hiện chứ không phải đến cuối mới gom hồ sơ.
Mối liên hệ giữa quản lý hợp đồng, tiến độ và chi phí
Quản lý hợp đồng không tách rời quản lý tiến độ dự án và quản lý chi phí xây dựng. Tiến độ chậm thường kéo theo phát sinh chi phí và tranh chấp hợp đồng; ngược lại, kiểm soát chi phí tốt giúp việc thanh toán theo hợp đồng minh bạch. Người quản lý dự án giỏi nhìn ba yếu tố này như một thể thống nhất. Kỹ năng lập và kiểm soát chi phí có nền tảng từ dự toán; bạn có thể tham khảo bài lập dự toán xây dựng là gì để hiểu gốc rễ của các con số trong hợp đồng.
Ví dụ thực tế: phát sinh khối lượng không được công nhận
Một nhà thầu thi công phần móng gặp địa chất thực tế khác hồ sơ thiết kế, phải tăng khối lượng đào và gia cố. Do nóng vội tiến độ, nhà thầu thực hiện ngay mà chưa hoàn tất thủ tục xác nhận, phê duyệt phát sinh theo quy định và hợp đồng. Đến khi thanh toán, phần khối lượng tăng thêm không có đủ căn cứ để được công nhận, dẫn đến tranh chấp kéo dài. Nếu nhà thầu tuân thủ trình tự xác nhận phát sinh ngay tại thời điểm xảy ra, vướng mắc đã được giải quyết gọn. Bài học: trong quản lý hợp đồng, “làm đúng trình tự” quan trọng không kém “làm đúng kỹ thuật”. Vai trò tổ chức hồ sơ tại công trường của người chỉ huy cũng rất quan trọng; tham khảo thêm bài chỉ huy trưởng công trình cần học những nội dung gì.
Phân loại hợp đồng xây dựng theo giá
Hiểu loại hợp đồng giúp xác định cách quản lý khối lượng và thanh toán. Theo giá hợp đồng, có thể gặp các loại phổ biến: hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định, hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh. Mỗi loại có cách kiểm soát khối lượng và rủi ro khác nhau.
| Loại hợp đồng | Đặc điểm | Lưu ý khi quản lý |
|---|---|---|
| Trọn gói | Giá cố định cho toàn bộ phạm vi | Kiểm soát chặt phạm vi, hạn chế phát sinh |
| Đơn giá cố định | Đơn giá không đổi, khối lượng nghiệm thu thực tế | Quản lý chặt khối lượng nghiệm thu |
| Đơn giá điều chỉnh | Đơn giá có thể điều chỉnh theo quy định | Theo dõi điều kiện và công thức điều chỉnh |
Việc xác định đúng loại hợp đồng ngay từ đầu giúp các bên thống nhất cách nghiệm thu, thanh toán và xử lý phát sinh, tránh tranh chấp do hiểu khác nhau về cơ chế giá.
Hồ sơ và quy trình theo dõi hợp đồng
Quản lý hợp đồng tốt cần một hệ thống hồ sơ theo dõi xuyên suốt: hợp đồng và phụ lục; hồ sơ tiến độ; biên bản nghiệm thu khối lượng; hồ sơ thanh toán từng đợt; văn bản xử lý phát sinh, điều chỉnh. Mỗi đợt thanh toán hay nghiệm thu nên gắn với bộ hồ sơ tương ứng, được lập ngay tại thời điểm phát sinh. Cách làm này giúp việc quyết toán cuối cùng thuận lợi vì hồ sơ đã đầy đủ và khớp nhau. Người quản lý hợp đồng nên có một bảng theo dõi tổng thể để biết tình trạng thực hiện, giá trị đã nghiệm thu, đã thanh toán và còn lại.
Xử lý điều chỉnh hợp đồng đúng quy định
Trong quá trình thực hiện, hợp đồng có thể cần điều chỉnh về khối lượng, tiến độ hoặc giá theo các điều kiện đã thỏa thuận và quy định pháp luật. Nguyên tắc là mọi điều chỉnh phải được lập thành văn bản (phụ lục hợp đồng), có cơ sở rõ ràng và tuân thủ trình tự. Điều chỉnh “miệng” hoặc thực hiện trước khi hoàn tất thủ tục là nguồn rủi ro lớn, dễ dẫn đến phần việc không được công nhận. Quản lý điều chỉnh chặt chẽ vừa bảo vệ quyền lợi nhà thầu, vừa giúp chủ đầu tư kiểm soát chi phí và phạm vi.
Vai trò của người quản lý hợp đồng trong dự án
Người quản lý hợp đồng là đầu mối theo dõi việc thực hiện các cam kết, phát hiện sớm rủi ro và phối hợp xử lý phát sinh. Đây không chỉ là công việc hành chính mà đòi hỏi hiểu cả kỹ thuật, chi phí và pháp lý của hợp đồng. Một người quản lý hợp đồng tốt giúp dự án giảm tranh chấp, thanh toán đúng hạn và quyết toán thuận lợi. Vì vậy, năng lực quản lý hợp đồng ngày càng được coi trọng trong đội ngũ quản lý dự án, bên cạnh năng lực quản lý tiến độ và chất lượng.
Căn cứ pháp lý tham khảo
Việc quản lý và thực hiện hợp đồng xây dựng được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản chuyên ngành; cần kiểm tra hiệu lực khi áp dụng:
- Nghị định số 37/2015/NĐ-CP quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng.
- Nghị định số 50/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 37/2015/NĐ-CP.
- Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 62/2020/QH14).
Lưu ý: các quy định về hợp đồng xây dựng có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian. Với mỗi hợp đồng cụ thể, cần đối chiếu điều khoản hợp đồng và văn bản đang có hiệu lực.
Nâng cao năng lực quản lý hợp đồng và dự án
Quản lý hợp đồng tốt giúp dự án vận hành trơn tru và hạn chế tranh chấp. Nếu anh/chị muốn nâng cao năng lực quản lý hợp đồng, tiến độ và chi phí cho đội ngũ dự án, Viện sẵn sàng tư vấn lộ trình đào tạo phù hợp. Anh/chị liên hệ Hotline 0904 889 859 – Ms Hoa hoặc email info@viendaotaocanbo.edu.vn; tham khảo khóa học quản lý dự án xây dựng hoặc nhóm khóa học xây dựng, và đăng ký khóa học để được tư vấn chi tiết.
