Khi số lượng nhân sự cần bồi dưỡng đủ lớn, nhiều doanh nghiệp cân nhắc tổ chức một lớp đào tạo riêng tại đơn vị thay vì cử từng người đi học lẻ. Cách làm này giúp nội dung sát với công việc thực tế, chủ động thời gian và chuẩn hóa đội ngũ. Tuy nhiên, không ít đơn vị chưa rõ quy trình tổ chức lớp đào tạo tại doanh nghiệp diễn ra thế nào, cần phối hợp những gì để lớp học hiệu quả.
Bài viết trình bày quy trình tổ chức lớp đào tạo tại doanh nghiệp theo từng bước, so sánh học cá nhân và lớp tại đơn vị, các nhóm đơn vị phù hợp, một tình huống thực tế và checklist để lớp học đạt hiệu quả. Nội dung hướng tới phòng nhân sự, ban lãnh đạo và bộ phận phụ trách đào tạo.
Vì sao doanh nghiệp chọn tổ chức lớp tại đơn vị
So với việc cử nhân sự đi học lẻ, tổ chức lớp riêng có một số ưu thế rõ rệt. Bảng dưới đây so sánh hai hình thức để doanh nghiệp cân nhắc theo nhu cầu của mình.
| Tiêu chí | Học cá nhân (lớp mở chung) | Lớp đào tạo tại đơn vị |
|---|---|---|
| Nội dung | Theo chương trình chung | Điều chỉnh sát với công việc của đơn vị |
| Thời gian | Theo lịch cố định của lớp | Linh hoạt theo lịch của doanh nghiệp |
| Số lượng | Phù hợp ít người | Hiệu quả khi có nhóm nhân sự |
| Tính đồng bộ | Mỗi người học một thời điểm | Cả đội cùng học, thống nhất cách làm |
| Ví dụ thực tế | Ví dụ chung của giảng viên | Có thể dùng tình huống của chính đơn vị |
Khi doanh nghiệp có một nhóm nhân sự cần cùng nắm một nghiệp vụ, lớp tại đơn vị thường hiệu quả hơn về cả chi phí lẫn tính đồng bộ. Đây là lý do hình thức đào tạo tại đơn vị ngày càng được nhiều ban quản lý dự án và doanh nghiệp lựa chọn.
Quy trình tổ chức lớp đào tạo tại doanh nghiệp
Một quy trình tổ chức lớp tại đơn vị thường gồm các bước nối tiếp dưới đây. Bảng giúp bộ phận phụ trách hình dung công việc ở mỗi bước.
| Bước | Nội dung | Doanh nghiệp phối hợp gì |
|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận nhu cầu | Trao đổi mục tiêu, lĩnh vực, số lượng học viên | Cung cấp thông tin nhu cầu, đối tượng |
| 2. Khảo sát | Làm rõ trình độ đầu vào, đặc thù công việc | Hỗ trợ khảo sát, cung cấp tình huống thực tế |
| 3. Thống nhất nội dung | Chốt chương trình, thời lượng, hình thức học | Duyệt nội dung, sắp xếp lịch |
| 4. Tổ chức lớp | Triển khai giảng dạy, thực hành tình huống | Bố trí địa điểm/kết nối trực tuyến, nhân sự |
| 5. Kiểm tra, đánh giá | Đánh giá kết quả học theo yêu cầu khóa | Tạo điều kiện cho học viên tham gia đầy đủ |
| 6. Cấp chứng nhận | Cấp chứng nhận hoàn thành khóa học | Tiếp nhận, lưu hồ sơ đào tạo nội bộ |
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Bước khảo sát ở đầu quy trình rất quan trọng vì quyết định nội dung có sát thực tế hay không.
Khảo sát nhu cầu cần làm rõ điều gì
Để chương trình đúng trọng tâm, bước khảo sát nên làm rõ:
- Mục tiêu của doanh nghiệp: chuẩn hóa quy trình, bổ sung nghiệp vụ hay chuẩn bị cho công việc mới.
- Trình độ và kinh nghiệm đầu vào của nhóm học viên.
- Đặc thù công việc, dự án, sản phẩm của đơn vị để đưa tình huống thực tế vào bài học.
- Hình thức học mong muốn: trực tiếp tại đơn vị, trực tuyến hay kết hợp.
- Ràng buộc về thời gian, ca làm việc để xếp lịch phù hợp.
Khảo sát kỹ giúp tránh tình trạng chương trình quá dễ hoặc quá khó so với học viên, hoặc nội dung xa rời công việc thực tế.
Những nhóm đơn vị phù hợp tổ chức lớp riêng
Tổ chức lớp tại đơn vị phù hợp với nhiều nhóm doanh nghiệp, ví dụ:
- Ban quản lý dự án, doanh nghiệp xây dựng: bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý dự án, giám sát, chỉ huy trưởng, lập dự toán cho đội ngũ kỹ thuật.
- Doanh nghiệp tham gia đấu thầu: đào tạo nghiệp vụ đấu thầu cho bộ phận làm hồ sơ. Tham khảo bài đào tạo đấu thầu tại đơn vị phù hợp doanh nghiệp nào.
- Sàn giao dịch bất động sản, doanh nghiệp môi giới: chuẩn hóa nghiệp vụ cho đội ngũ. Tham khảo bài đào tạo bất động sản tại đơn vị cho sàn giao dịch.
- Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà, chung cư: đào tạo quy trình vận hành, an toàn cho nhân sự.
Với riêng lĩnh vực xây dựng, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài đào tạo xây dựng tại đơn vị khi nào nên tổ chức lớp riêng để biết thời điểm phù hợp.
Lợi ích về chi phí và thời gian khi đào tạo theo nhóm
Khi có một nhóm nhân sự cùng cần bồi dưỡng, tổ chức lớp riêng thường tối ưu hơn về tổng chi phí và thời gian so với cử từng người đi học lẻ ở nhiều thời điểm. Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian đi lại, chủ động sắp xếp lịch tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc, và cả đội cùng cập nhật một mặt bằng kiến thức trong một đợt.
Ngoài tiết kiệm trực tiếp, lợi ích lớn hơn nằm ở tính đồng bộ: khi cả nhóm cùng học một nội dung, cùng thống nhất cách làm, việc phối hợp trong công việc sau đó trơn tru hơn, giảm sai sót do mỗi người hiểu một kiểu. Đây là giá trị khó đo bằng tiền nhưng tác động rõ đến hiệu quả vận hành của đơn vị.
Vai trò của đầu mối phụ trách đào tạo
Một lớp đào tạo tại đơn vị diễn ra suôn sẻ thường nhờ có một đầu mối phụ trách rõ ràng từ phía doanh nghiệp, có thể là bộ phận nhân sự hoặc người được phân công. Đầu mối này giúp truyền đạt đúng nhu cầu, phối hợp khảo sát, sắp xếp lịch, bảo đảm học viên tham gia đầy đủ và tiếp nhận kết quả sau khóa.
Khi thiếu đầu mối, lớp học dễ gặp trục trặc: nhu cầu không rõ, lịch thay đổi liên tục, học viên tham gia không đều. Vì vậy, ngay từ đầu, doanh nghiệp nên cử một người chịu trách nhiệm phối hợp xuyên suốt. Sự phối hợp chặt giữa đầu mối của doanh nghiệp và đơn vị đào tạo là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng lớp học.
Chọn hình thức học phù hợp
Lớp đào tạo tại đơn vị có thể tổ chức theo nhiều hình thức. Bảng dưới đây so sánh để doanh nghiệp chọn theo điều kiện thực tế.
| Hình thức | Phù hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Trực tiếp tại đơn vị | Nhân sự tập trung, cần thực hành, tương tác cao | Cần bố trí địa điểm, thời gian tập trung |
| Trực tuyến | Nhân sự ở nhiều nơi, khó tập trung | Cần đường truyền và kỷ luật học tập |
| Kết hợp | Vừa cần lý thuyết linh hoạt, vừa cần thực hành | Lập kế hoạch rõ phần nào học hình thức nào |
Không có hình thức nào tốt nhất cho mọi trường hợp; lựa chọn phụ thuộc vào đặc thù nhân sự, nội dung và điều kiện của đơn vị. Việc trao đổi kỹ ở bước thống nhất nội dung sẽ giúp chọn được hình thức phù hợp.
Đánh giá hiệu quả sau đào tạo
Tổ chức lớp xong không phải là kết thúc. Doanh nghiệp nên đánh giá hiệu quả sau đào tạo để biết khoản đầu tư có mang lại giá trị hay không. Việc đánh giá có thể dựa trên kết quả kiểm tra cuối khóa, phản hồi của học viên và quan trọng hơn là sự thay đổi trong cách làm việc thực tế sau khóa học.
Một cách làm hữu ích là sau một thời gian áp dụng, đầu mối phụ trách rà soát xem đội ngũ đã vận dụng kiến thức vào công việc thế nào, còn vướng mắc gì cần bổ sung. Kết quả đánh giá này là cơ sở để doanh nghiệp lập kế hoạch đào tạo tiếp theo, hình thành thói quen bồi dưỡng đội ngũ một cách bài bản.
Căn cứ pháp lý tham khảo
Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng được thực hiện theo quy định; nội dung chuyên môn của từng lĩnh vực tuân theo pháp luật chuyên ngành tương ứng. Một số văn bản liên quan tùy theo lĩnh vực đào tạo, có tính chất tham khảo:
- Lĩnh vực đấu thầu: Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 và văn bản hướng dẫn.
- Lĩnh vực xây dựng: Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 62/2020/QH14) và văn bản hướng dẫn.
- Lĩnh vực bất động sản, nhà chung cư: Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15, Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 và văn bản hướng dẫn.
Lưu ý: Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Nội dung đào tạo theo lĩnh vực cụ thể nên được rà soát theo văn bản hiện hành tại thời điểm tổ chức lớp.
Tình huống một đơn vị tổ chức lớp nội bộ
Một ban quản lý dự án có gần hai mươi cán bộ kỹ thuật, mỗi người quen một cách làm hồ sơ khác nhau, dẫn đến thiếu thống nhất khi phối hợp. Thay vì cử từng người đi học lẻ trong nhiều tháng, đơn vị quyết định tổ chức một lớp riêng. Sau bước khảo sát, chương trình được thiết kế xoay quanh các nghiệp vụ đơn vị đang yếu và dùng chính tình huống dự án của họ làm bài tập.
Kết thúc khóa, đội ngũ áp dụng chung một quy trình, phối hợp trơn tru hơn và học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học. Tình huống này cho thấy lợi ích của việc tổ chức lớp tại đơn vị: vừa tiết kiệm thời gian, vừa chuẩn hóa cách làm cho cả nhóm.
Checklist để lớp đào tạo nội bộ hiệu quả
- Xác định rõ mục tiêu đào tạo và kết quả mong muốn trước khi bắt đầu.
- Khảo sát kỹ trình độ và đặc thù công việc của học viên.
- Thống nhất nội dung, thời lượng, hình thức học phù hợp lịch làm việc.
- Đưa tình huống thực tế của đơn vị vào bài học để tăng tính ứng dụng.
- Bảo đảm học viên tham gia đầy đủ để việc đánh giá có ý nghĩa.
- Lưu hồ sơ đào tạo nội bộ và chứng nhận hoàn thành khóa học.
Khi tổ chức lớp có nội dung liên quan đến chứng chỉ hành nghề, doanh nghiệp nên phân biệt rõ giữa chứng nhận hoàn thành khóa học và chứng chỉ hành nghề để đặt kỳ vọng đúng; nội dung này được phân tích trong bài phân biệt chứng nhận hoàn thành khóa học và chứng chỉ hành nghề.
Đặt yêu cầu tổ chức lớp tại đơn vị
Nếu doanh nghiệp của anh/chị có nhu cầu bồi dưỡng theo nhóm, Viện có thể phối hợp khảo sát và xây dựng chương trình phù hợp. Tham khảo trang đào tạo tại đơn vị để biết cách thức phối hợp; với nhu cầu đào tạo nghiệp vụ đấu thầu, có thể xem thêm trang đào tạo đấu thầu tại đơn vị hoặc đăng ký khóa học để gửi nhu cầu.
Để trao đổi cụ thể về nội dung, thời lượng và cách tổ chức lớp riêng cho đơn vị, vui lòng liên hệ Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) hoặc email info@viendaotaocanbo.edu.vn. Đội ngũ của Viện sẽ hỗ trợ khảo sát nhu cầu và đề xuất phương án đào tạo phù hợp.
