Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng vượt qua bước đánh giá hồ sơ dự thầu là gần như chắc thắng. Nhưng giữa “được đề nghị trúng thầu” và “ký được một hợp đồng an toàn” vẫn còn khoảng cách, và khoảng cách đó nằm ở bước thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Hiểu đúng thương thảo hợp đồng trong đấu thầu giúp nhà thầu không vô tình ký vào những điều khoản bất lợi hoặc làm sai lệch so với hồ sơ đã nộp.
Bài viết trình bày thương thảo hợp đồng trong đấu thầu là gì, diễn ra khi nào, ranh giới được phép, các nội dung cần rà soát, lỗi thường gặp, checklist chuẩn bị và một tình huống thực tế. Nội dung dành cho nhà thầu, bên mời thầu và người phụ trách hồ sơ đấu thầu.
Thương thảo hợp đồng trong đấu thầu là gì
Thương thảo hợp đồng là bước các bên trao đổi, hoàn thiện các nội dung của hợp đồng trên cơ sở kết quả lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, trước khi ký kết. Tùy hình thức và quy định áp dụng, bước này có thể được thực hiện trong các trường hợp theo quy định. Mục tiêu là làm rõ và thống nhất các nội dung để hợp đồng khả thi, nhưng không được làm thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu đã được đánh giá.
Đây là bước nối tiếp sau khi kết quả được thẩm định và phê duyệt. Để hiểu mạch quy trình dẫn đến thương thảo, bạn có thể đọc bài thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; còn các loại hợp đồng và lưu ý khi thực hiện được trình bày trong bài hợp đồng trong đấu thầu.
Ranh giới được phép khi thương thảo
Điểm cốt lõi nhà thầu phải nắm là thương thảo không được làm thay đổi đơn giá dự thầu và các nội dung cơ bản khác của hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu, cũng như không làm thay đổi nội dung đã được đánh giá. Thương thảo nhằm hoàn thiện, làm rõ các điểm chưa cụ thể, chứ không phải để “đàm phán lại” những gì đã chào trong hồ sơ.
Hiểu sai ranh giới này dẫn đến rủi ro: nếu thương thảo làm thay đổi bản chất hồ sơ, kết quả có thể bị xem là không hợp lệ. Vì vậy, nhà thầu nên rà soát kỹ hồ sơ dự thầu của mình trước khi bước vào thương thảo, để biết đâu là cam kết không thể thay đổi và đâu là nội dung cần làm rõ.
Các nội dung cần rà soát trước khi thương thảo
Chuẩn bị kỹ trước khi ngồi vào bàn thương thảo giúp nhà thầu chủ động. Bảng dưới đây liệt kê các nhóm nội dung cần rà soát và rủi ro nếu bỏ sót.
| Nội dung | Cần rà soát gì | Rủi ro nếu bỏ sót |
|---|---|---|
| Phạm vi công việc | Khớp với hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu | Nhận thêm việc ngoài giá đã chào |
| Giá và đơn giá | Giữ đúng đơn giá dự thầu, cơ chế điều chỉnh nếu có | Hiểu sai cách thanh toán, thiệt hại tài chính |
| Tiến độ | Mốc thời gian, điều kiện gia hạn | Cam kết tiến độ không khả thi |
| Điều kiện thanh toán | Các đợt, hồ sơ thanh toán, điều kiện nghiệm thu | Chậm dòng tiền, vướng thanh toán |
| Bảo đảm, bảo lãnh | Mức, hình thức, thời điểm hoàn trả | Bị giữ bảo lãnh, tăng chi phí |
| Khối lượng phát sinh | Cách xác nhận, thủ tục xử lý phát sinh | Làm phát sinh nhưng không được thanh toán |
Trong các nhóm trên, điều kiện thanh toán và khối lượng phát sinh là nơi nhà thầu dễ chịu thiệt nhất nếu không rà soát kỹ. Việc đối chiếu cẩn thận giữa hồ sơ dự thầu và dự thảo hợp đồng giúp phát hiện sớm những điểm chưa thống nhất.
Chuẩn bị nhân sự và tâm thế khi thương thảo
Thương thảo hợp đồng không nên giao cho một người làm tất cả. Một đoàn thương thảo hiệu quả thường cần người am hiểu kỹ thuật của gói thầu, người nắm chắc hồ sơ dự thầu đã nộp và người hiểu về hợp đồng, pháp lý. Sự phối hợp này giúp nhận ra ngay những điểm trong dự thảo hợp đồng có thể gây bất lợi hoặc khác với hồ sơ.
Về tâm thế, nhà thầu nên bước vào thương thảo với mục tiêu hoàn thiện hợp đồng khả thi, không phải để giành lợi thế bằng mọi giá. Giữ thái độ hợp tác nhưng rõ ràng về các giới hạn không thể nhượng bộ giúp đạt được một hợp đồng cân bằng. Chuẩn bị trước phương án cho từng nội dung cần làm rõ sẽ giúp nhà thầu chủ động thay vì bị động trên bàn thương thảo.
Đọc kỹ dự thảo hợp đồng so với hồ sơ mời thầu
Một bước thường bị xem nhẹ là đối chiếu từng điều khoản của dự thảo hợp đồng với hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu. Đôi khi dự thảo hợp đồng chứa những điều khoản chưa từng được nêu rõ trong hồ sơ mời thầu, hoặc diễn đạt theo hướng bất lợi cho nhà thầu. Nếu không đọc kỹ, nhà thầu có thể ký vào những cam kết mà mình chưa lường hết.
Khi phát hiện điểm chưa thống nhất, nhà thầu nên nêu ra để làm rõ, dựa trên cơ sở hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu. Việc đối chiếu này cần làm cẩn thận, có ghi chú, vì mỗi câu chữ trong hợp đồng đều có giá trị pháp lý khi thực hiện. Thói quen đọc kỹ và đối chiếu là kỹ năng quan trọng của người phụ trách hợp đồng.
Quản lý thực hiện hợp đồng sau khi ký
Ký hợp đồng mới là khởi đầu. Những gì đã thương thảo và cam kết sẽ được kiểm chứng trong quá trình thực hiện: tiến độ, chất lượng, nghiệm thu, thanh toán và xử lý phát sinh. Vì vậy, ngay khi thương thảo, nhà thầu nên hình dung trước việc thực hiện sẽ diễn ra thế nào, để không cam kết những điều khó thực hiện.
Quản lý thực hiện hợp đồng tốt giúp bảo vệ quyền lợi và giảm tranh chấp. Việc lập hồ sơ khối lượng, nghiệm thu đầy đủ, theo dõi các mốc và xử lý phát sinh đúng thủ tục là cách bảo đảm hợp đồng được thực hiện đúng và thanh toán thuận lợi. Thương thảo kỹ kết hợp với quản lý thực hiện chặt chẽ là hai mặt của một hợp đồng an toàn.
Rủi ro pháp lý nếu thương thảo sai cách
Thương thảo sai cách có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Nếu nội dung thương thảo làm thay đổi đơn giá hoặc các nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu, kết quả có thể bị xem là không hợp lệ, ảnh hưởng đến cả gói thầu. Đây là lý do nhà thầu và bên mời thầu đều phải nắm rõ ranh giới được phép.
Ngoài ra, một hợp đồng được thương thảo thiếu chặt chẽ có thể tạo ra các điều khoản mập mờ, dễ gây tranh chấp khi thực hiện. Việc hiểu quy định và thương thảo trên cơ sở pháp lý vững vàng giúp giảm thiểu những rủi ro này. Khi không chắc chắn, tham khảo ý kiến của người có chuyên môn là cần thiết.
Căn cứ pháp lý tham khảo
Nội dung được tổng hợp trên cơ sở tham khảo các quy định pháp luật về đấu thầu, có tính chất tham khảo:
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.
- Nghị định số 24/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
- Các quy định hiện hành về thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng trong lựa chọn nhà thầu.
Lưu ý: Quy định về việc có hay không thực hiện thương thảo, trình tự và nội dung có thể khác nhau theo từng trường hợp và được điều chỉnh theo thời kỳ. Trước khi áp dụng cho một gói thầu cụ thể, doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản còn hiệu lực hoặc liên hệ bộ phận tư vấn để được hướng dẫn.
Lỗi thường gặp khi thương thảo hợp đồng
- Để hợp đồng mở rộng phạm vi công việc so với giá đã chào trong hồ sơ dự thầu.
- Chấp nhận điều kiện thanh toán bất lợi mà không đối chiếu hồ sơ.
- Cam kết tiến độ không khả thi để được ký nhanh.
- Bỏ qua điều khoản về khối lượng phát sinh, phạt, chấm dứt hợp đồng.
- Để nội dung hợp đồng không thống nhất với hồ sơ dự thầu đã đánh giá.
- Không chuẩn bị người am hiểu cả kỹ thuật lẫn hợp đồng khi thương thảo.
Checklist chuẩn bị trước khi vào thương thảo
- Rà soát lại toàn bộ hồ sơ dự thầu để nắm các cam kết không thể thay đổi.
- Đối chiếu dự thảo hợp đồng với hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu.
- Liệt kê các điểm cần làm rõ và phương án mong muốn cho từng điểm.
- Kiểm tra điều khoản thanh toán, tiến độ, bảo lãnh, phát sinh, phạt.
- Chuẩn bị nhân sự am hiểu kỹ thuật và pháp lý hợp đồng cùng tham gia.
- Xác định giới hạn không được vượt để giữ đúng bản chất hồ sơ.
Tình huống hồ sơ dự thầu và hợp đồng không thống nhất
Một nhà thầu được đề nghị trúng thầu, khi thương thảo lại đồng ý với một điều kiện thanh toán trong dự thảo hợp đồng khác với những gì đã thể hiện trong hồ sơ dự thầu, do không rà soát kỹ. Khi thực hiện hợp đồng, sự khác biệt này khiến dòng tiền của nhà thầu bị ảnh hưởng và phát sinh tranh luận về cách thanh toán giữa các đợt.
Bài học: thương thảo không phải lúc “cho qua cho nhanh”, mà là bước cần rà soát kỹ để hợp đồng thống nhất với hồ sơ và khả thi khi thực hiện. Việc hiểu rõ cách đánh giá hồ sơ dự thầu ngay từ đầu cũng giúp nhà thầu chuẩn bị hồ sơ rõ ràng, hỗ trợ cho bước thương thảo về sau.
Giữ sự chuyên nghiệp và vị thế khi thương thảo
Thương thảo là lúc thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Một đoàn thương thảo chuẩn bị kỹ, hiểu rõ hồ sơ và quy định sẽ tạo được vị thế cân bằng, thay vì bị động chấp nhận mọi điều khoản. Sự chuyên nghiệp không nằm ở việc tranh cãi gay gắt, mà ở chỗ nêu vấn đề có căn cứ, đề xuất phương án hợp lý và giữ đúng giới hạn pháp lý.
Một số nguyên tắc giúp giữ vị thế gồm: luôn dựa trên hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu làm căn cứ; ghi nhận đầy đủ các nội dung thống nhất; không cam kết vội những điều chưa chắc thực hiện được; và sẵn sàng đề nghị thời gian để rà soát kỹ trước khi quyết định những điểm quan trọng. Cách làm bài bản này giúp doanh nghiệp đạt được hợp đồng khả thi và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với chủ đầu tư.
Học và nhận tư vấn về hợp đồng, đấu thầu cùng Viện
Thương thảo hợp đồng đúng cách giúp doanh nghiệp giảm rủi ro pháp lý và tài chính trong cả vòng đời gói thầu. Để hệ thống lại kiến thức từ chuẩn bị hồ sơ đến thực hiện hợp đồng, anh/chị có thể tham khảo khóa học đấu thầu của Viện. Với các tình huống hồ sơ cụ thể, đội ngũ của Viện cung cấp dịch vụ tư vấn hồ sơ dự thầu theo hướng tư vấn điều kiện, rà soát hồ sơ và hướng dẫn quy trình theo quy định.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Để được tư vấn, anh/chị liên hệ Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) hoặc email info@viendaotaocanbo.edu.vn.
