Sau khi có thông báo trúng thầu, không ít doanh nghiệp lúng túng ở bước tiếp theo: thương thảo và ký kết hợp đồng. Đây là thời điểm mọi cam kết về phạm vi công việc, giá, tiến độ và trách nhiệm được “chốt” lại bằng văn bản có giá trị pháp lý. Hiểu đúng về hợp đồng trong đấu thầu giúp nhà thầu tránh ký vào những điều khoản bất lợi, kiểm soát được rủi ro thanh toán và quản lý phần việc của mình trong suốt quá trình thực hiện.
Bài viết phân tích hợp đồng trong đấu thầu là gì, các loại hợp đồng thường gặp, điều kiện ký kết, cách quản lý thực hiện và thanh toán hợp đồng, kèm checklist rà soát và một tình huống thực tế. Nội dung hướng tới nhà thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa, dịch vụ tham dự các gói thầu sử dụng vốn nhà nước.
Hợp đồng trong đấu thầu là gì
Hợp đồng trong đấu thầu là văn bản thỏa thuận được ký kết giữa chủ đầu tư (hoặc bên mời thầu được ủy quyền) với nhà thầu được lựa chọn, trên cơ sở kết quả lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt. Hợp đồng xác định quyền và nghĩa vụ của các bên đối với phạm vi công việc, giá hợp đồng, thời gian thực hiện, chất lượng, điều kiện nghiệm thu, thanh toán và xử lý vi phạm.
Điểm cần nhớ là nội dung hợp đồng phải thống nhất với hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu đã được đánh giá và kết quả thương thảo. Nhà thầu không thể tự ý thay đổi phạm vi hay đơn giá đã chào trong hồ sơ dự thầu khi sang bước ký hợp đồng. Vì vậy, chất lượng của bộ hồ sơ ngay từ đầu quyết định rất nhiều đến hợp đồng sau này. Doanh nghiệp có thể xem lại cách chuẩn bị hồ sơ ở bài hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu để hiểu vì sao những gì đã cam kết trong hồ sơ sẽ ràng buộc ở hợp đồng.
Các loại hợp đồng trong đấu thầu thường gặp
Pháp luật về đấu thầu quy định nhiều loại hợp đồng để phù hợp với tính chất từng gói thầu. Việc xác định đúng loại hợp đồng ngay từ hồ sơ mời thầu giúp nhà thầu biết cách chào giá và lường trước rủi ro biến động chi phí. Bảng dưới đây tổng hợp các loại hợp đồng phổ biến để doanh nghiệp dễ phân biệt.
| Loại hợp đồng | Đặc điểm về giá | Phù hợp khi |
|---|---|---|
| Hợp đồng trọn gói | Giá cố định cho toàn bộ phạm vi, không điều chỉnh trừ trường hợp đặc biệt theo quy định | Phạm vi rõ ràng, khối lượng xác định được, ít phát sinh |
| Hợp đồng theo đơn giá cố định | Đơn giá cố định, thanh toán theo khối lượng thực tế nghiệm thu | Khối lượng chưa chắc chắn nhưng đơn giá ổn định trong thời gian thực hiện |
| Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh | Đơn giá được điều chỉnh theo công thức đã thỏa thuận khi có biến động | Gói thầu kéo dài, có rủi ro biến động giá vật liệu, nhân công |
| Hợp đồng theo thời gian | Thanh toán dựa trên thời gian làm việc của chuyên gia, nhân sự | Gói thầu tư vấn, dịch vụ tính theo công sức chuyên gia |
Ngoài bốn loại trên, pháp luật còn quy định một số loại hợp đồng khác và cho phép áp dụng hợp đồng hỗn hợp khi gói thầu có nhiều phần việc khác nhau. Trong đó, hợp đồng trọn gói được khuyến khích áp dụng cho phần lớn gói thầu có thể xác định rõ khối lượng, còn hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh phù hợp với những gói có khối lượng khó chốt tuyệt đối từ đầu.
Khi nào nên cân nhắc kỹ loại hợp đồng trọn gói
Với hợp đồng trọn gói, nhà thầu chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ phạm vi với mức giá đã chào, kể cả khi khối lượng thực tế nhỉnh hơn dự kiến trong giới hạn của phạm vi. Vì vậy, trước khi chào hợp đồng trọn gói, doanh nghiệp cần đo bóc khối lượng cẩn thận và đọc kỹ bản vẽ, thuyết minh kỹ thuật. Nếu khối lượng bị bỏ sót, nhà thầu vẫn phải hoàn thành công việc mà không được tăng giá, dẫn đến lỗ. Đây là lý do khâu kiểm soát khối lượng và giá dự thầu rất quan trọng.
Hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh khác nhau ở đâu
Cả hai đều thanh toán theo khối lượng thực tế nghiệm thu nhân với đơn giá. Khác biệt nằm ở chỗ hợp đồng theo đơn giá cố định giữ nguyên đơn giá trong suốt thời gian thực hiện, trong khi hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh cho phép thay đổi đơn giá theo công thức đã thỏa thuận khi có yếu tố biến động (như giá vật liệu, chính sách tiền lương). Gói thầu càng dài, rủi ro biến động giá càng lớn thì việc lựa chọn loại hợp đồng có cơ chế điều chỉnh càng cần được tính đến.
Điều kiện ký kết hợp đồng và bước hoàn thiện
Trước khi đặt bút ký, hợp đồng phải đáp ứng các điều kiện theo quy định, trong đó có những điểm cốt lõi sau:
- Có kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt và còn hiệu lực của hồ sơ dự thầu, bảo đảm dự thầu.
- Nhà thầu được lựa chọn vẫn bảo đảm tư cách hợp lệ và năng lực tại thời điểm ký hợp đồng.
- Nội dung hoàn thiện hợp đồng không làm thay đổi đơn giá dự thầu và các nội dung cơ bản khác của hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu.
- Nhà thầu thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng trước thời điểm hợp đồng có hiệu lực, trừ trường hợp được miễn theo quy định.
Việc duy trì tư cách hợp lệ đến khi ký hợp đồng rất quan trọng; nếu trong thời gian chờ ký mà nhà thầu thay đổi tình trạng pháp lý, năng lực thì có thể ảnh hưởng đến việc ký kết. Doanh nghiệp nên rà soát lại điều kiện này, tham khảo thêm bài tư cách hợp lệ của nhà thầu để không vướng mắc ở khâu cuối.
Quản lý thực hiện hợp đồng sau khi ký
Ký xong mới là khởi đầu. Giai đoạn thực hiện hợp đồng là nơi phát sinh phần lớn tranh chấp nếu các bên không kiểm soát tốt. Nhà thầu cần lưu ý các nhóm nội dung sau:
- Tiến độ: bám sát mốc tiến độ trong hợp đồng, lập kế hoạch huy động nhân lực, vật tư, thiết bị tương ứng.
- Chất lượng và nghiệm thu: thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật, lập đầy đủ hồ sơ nghiệm thu làm cơ sở thanh toán.
- Khối lượng phát sinh: với hợp đồng theo đơn giá, phải xác nhận khối lượng phát sinh kịp thời và đúng thủ tục; với hợp đồng trọn gói, cần phân biệt rõ phát sinh nằm trong hay ngoài phạm vi.
- Hồ sơ thanh toán: chuẩn bị hồ sơ theo từng đợt thanh toán đã thỏa thuận, tránh thiếu chứng từ làm chậm dòng tiền.
Quản lý thực hiện hợp đồng trong đấu thầu có nhiều điểm tương đồng với quản lý hợp đồng ở dự án xây dựng nói chung. Nếu gói thầu là xây lắp, doanh nghiệp nên đọc thêm bài quản lý tiến độ dự án xây dựng để phối hợp giữa cam kết hợp đồng và kiểm soát tiến độ thực tế trên công trường.
Thanh toán và quyết toán hợp đồng
Thanh toán hợp đồng thực hiện theo loại hợp đồng và các mốc đã thỏa thuận. Với hợp đồng trọn gói, thanh toán thường theo tỷ lệ phần trăm hoặc theo hạng mục hoàn thành. Với hợp đồng theo đơn giá, thanh toán theo khối lượng thực tế được nghiệm thu nhân với đơn giá trong hợp đồng. Để được thanh toán đúng hạn, nhà thầu cần bảo đảm hồ sơ nghiệm thu, biên bản xác nhận khối lượng và các chứng từ đi kèm đầy đủ, khớp với điều khoản hợp đồng.
Khi hoàn thành, hai bên thực hiện quyết toán hợp đồng để xác định giá trị cuối cùng. Quá trình này dễ phát sinh vướng mắc nếu trong suốt thời gian thực hiện, hồ sơ khối lượng và nghiệm thu không được lập kịp thời, đầy đủ. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp coi việc hiểu rõ cách đánh giá hồ sơ dự thầu và cách lập hồ sơ ngay từ đầu là nền tảng cho việc thực hiện, thanh toán hợp đồng về sau được thuận lợi.
Checklist rà soát trước khi ký hợp đồng
Trước khi ký, đội ngũ phụ trách của nhà thầu nên rà soát nhanh các nội dung sau để tránh ký vào điều khoản bất lợi:
- Loại hợp đồng đúng như hồ sơ mời thầu và phù hợp tính chất gói thầu.
- Phạm vi công việc, khối lượng, yêu cầu kỹ thuật khớp với hồ sơ dự thầu đã được đánh giá.
- Giá hợp đồng, đơn giá, cơ chế điều chỉnh (nếu có) rõ ràng, không mâu thuẫn.
- Điều khoản tiến độ, các mốc thời gian và điều kiện gia hạn được mô tả cụ thể.
- Điều kiện nghiệm thu, thanh toán, hồ sơ thanh toán từng đợt minh bạch.
- Mức và hình thức bảo đảm thực hiện hợp đồng, thời điểm hoàn trả.
- Điều khoản xử lý vi phạm, phạt, chấm dứt hợp đồng và giải quyết tranh chấp.
- Trách nhiệm về khối lượng phát sinh và thủ tục xác nhận phát sinh.
Tình huống thực tế thường gặp
Một nhà thầu xây lắp trúng gói thầu theo hình thức hợp đồng trọn gói. Khi chào giá, đội dự toán bỏ sót một phần khối lượng công tác hoàn thiện vì đọc thiếu một bản vẽ chi tiết. Do là hợp đồng trọn gói, khi thi công, nhà thầu vẫn phải hoàn thành phần việc đó với mức giá đã ký mà không được bổ sung chi phí, dẫn đến giảm lợi nhuận của gói thầu.
Bài học rút ra: với hợp đồng trọn gói, khâu đo bóc khối lượng và đọc bản vẽ phải được kiểm soát chặt; với hợp đồng theo đơn giá, phải theo dõi và xác nhận khối lượng phát sinh kịp thời, đúng thủ tục. Loại hợp đồng nào cũng đòi hỏi nhà thầu hiểu rõ cam kết của mình trước khi đặt bút ký.
Căn cứ pháp lý tham khảo
Nội dung trong bài được tổng hợp trên cơ sở tham khảo các quy định pháp luật về đấu thầu, có tính chất tham khảo:
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.
- Nghị định số 24/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
- Các quy định hiện hành về loại hợp đồng, điều kiện ký kết, thực hiện và thanh toán hợp đồng trong lựa chọn nhà thầu.
Lưu ý: Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Trước khi áp dụng cho một gói thầu cụ thể, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng hiệu lực của văn bản hoặc liên hệ bộ phận tư vấn để được hướng dẫn phù hợp.
Nâng cao kỹ năng về hợp đồng và đấu thầu cùng Viện
Hiểu đúng về hợp đồng trong đấu thầu giúp doanh nghiệp giảm rủi ro pháp lý và tài chính trong cả vòng đời gói thầu. Nếu anh/chị muốn hệ thống lại kiến thức từ chuẩn bị hồ sơ đến thực hiện hợp đồng, có thể tham khảo khóa học đấu thầu của Viện. Với các tình huống hồ sơ cụ thể, đội ngũ của Viện cung cấp dịch vụ tư vấn hồ sơ dự thầu: tư vấn điều kiện, rà soát hồ sơ và hướng dẫn quy trình theo quy định.
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên được cấp chứng nhận hoàn thành khóa học theo tên khóa học đã tham gia. Để được tư vấn lịch học, hình thức học phù hợp hoặc tổ chức đào tạo tại đơn vị, anh/chị vui lòng liên hệ Hotline 0904 889 859 (Ms. Hoa) hoặc email info@viendaotaocanbo.edu.vn.
