Nhiều doanh nghiệp lần đầu tham gia một gói thầu tổ chức theo hình thức trực tiếp đều có chung một thắc mắc: quy trình diễn ra theo trình tự nào, mình phải làm gì ở mỗi bước và đâu là thời điểm không được bỏ lỡ. Khác với đấu thầu qua mạng vốn được hệ thống “dẫn dắt” từng thao tác, quy trình lựa chọn nhà thầu không qua mạng đòi hỏi nhà thầu chủ động bám sát các mốc trong hồ sơ mời thầu. Hiểu sai trình tự hoặc sai thời điểm có thể khiến hồ sơ bị loại dù nội dung tốt.
Bài viết trình bày quy trình lựa chọn nhà thầu theo các bước, phân biệt một số hình thức lựa chọn phổ biến, kèm checklist rà soát và ví dụ thực tế. Nội dung hướng đến doanh nghiệp tham dự gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa và dịch vụ tổ chức theo hình thức không qua mạng.
Lựa chọn nhà thầu không qua mạng khác gì qua mạng
Về bản chất, cả hai đều nhằm chọn ra nhà thầu phù hợp nhất theo nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch. Khác biệt chính nằm ở phương thức tổ chức: lựa chọn nhà thầu không qua mạng thực hiện bằng hồ sơ giấy và các bước trực tiếp, trong khi qua mạng thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Với hình thức không qua mạng, nhà thầu cần đặc biệt chú ý đến thời điểm đóng thầu, cách nộp hồ sơ và các yêu cầu về hình thức của hồ sơ giấy.
Dù theo hình thức nào, điểm khởi đầu vẫn là kế hoạch lựa chọn nhà thầu của gói thầu. Để hiểu khung kế hoạch và các thông tin cần đọc trước, doanh nghiệp có thể tham khảo bài kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì.
Các bước trong quy trình lựa chọn nhà thầu
Tùy hình thức và phương thức lựa chọn, số bước có thể khác nhau, nhưng một quy trình điển hình thường gồm các bước dưới đây. Bảng này giúp doanh nghiệp định vị mình đang ở đâu và cần chuẩn bị gì.
| Bước | Nội dung | Nhà thầu cần làm gì |
|---|---|---|
| 1. Chuẩn bị lựa chọn | Lập, phê duyệt hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu | Theo dõi thông báo, mua/nhận hồ sơ mời thầu |
| 2. Tổ chức lựa chọn | Phát hành hồ sơ mời thầu, làm rõ, nhận hồ sơ dự thầu | Nghiên cứu hồ sơ, chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu |
| 3. Mở thầu | Mở hồ sơ dự thầu, lập biên bản | Tham dự hoặc theo dõi biên bản mở thầu |
| 4. Đánh giá hồ sơ | Đánh giá tính hợp lệ, năng lực, kỹ thuật, tài chính | Làm rõ hồ sơ khi được yêu cầu |
| 5. Trình, thẩm định, phê duyệt | Trình kết quả, thẩm định, phê duyệt kết quả | Theo dõi tiến trình |
| 6. Thông báo và hoàn thiện hợp đồng | Thông báo kết quả, thương thảo, ký hợp đồng | Hoàn thiện và ký hợp đồng nếu trúng thầu |
Trong các bước trên, bước 2 và bước 4 là nơi nhà thầu chịu tác động nhiều nhất. Việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu đọc kỹ và nộp hồ sơ dự thầu đúng yêu cầu quyết định phần lớn kết quả. Doanh nghiệp nên đọc kèm bài hồ sơ mời thầu gồm những nội dung nào và bài hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu để chuẩn bị đúng trọng tâm.
Phân biệt một số hình thức lựa chọn nhà thầu
Doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa các hình thức lựa chọn. Bảng dưới đây so sánh ba hình thức phổ biến để doanh nghiệp nhận biết mình đang tham dự theo hình thức nào và chuẩn bị phù hợp.
| Hình thức | Đặc điểm | Thường áp dụng khi |
|---|---|---|
| Đấu thầu rộng rãi | Không hạn chế số lượng nhà thầu tham dự | Gói thầu thông thường, đề cao cạnh tranh |
| Chào hàng cạnh tranh | Quy trình gọn hơn cho gói quy mô phù hợp | Gói hàng hóa, dịch vụ, xây lắp đơn giản theo quy định |
| Chỉ định thầu | Lựa chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng | Trường hợp đặc thù theo quy định pháp luật |
Mỗi hình thức có điều kiện áp dụng riêng theo quy định. Đấu thầu rộng rãi là hình thức phổ biến và cạnh tranh nhất; chào hàng cạnh tranh có quy trình gọn hơn; chỉ định thầu chỉ áp dụng trong các trường hợp được pháp luật cho phép. Việc xác định đúng hình thức giúp nhà thầu biết cách thức tham dự và yêu cầu hồ sơ tương ứng.
Đánh giá hồ sơ dự thầu diễn ra như thế nào
Ở bước đánh giá, hồ sơ dự thầu thường được xem xét theo trình tự: tính hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, kỹ thuật, rồi đến tài chính. Hồ sơ phải vượt qua từng “cửa” mới được xét tiếp. Đây là lý do đánh giá hồ sơ dự thầu đòi hỏi nhà thầu chuẩn bị đồng bộ: chỉ mạnh ở giá nhưng yếu ở tư cách hợp lệ hoặc năng lực thì vẫn bị loại sớm. Doanh nghiệp nên rà soát kỹ tư cách trước; có thể tham khảo bài tư cách hợp lệ của nhà thầu để không vướng ở vòng đầu.
Checklist rà soát trước khi tham gia
Trước khi quyết định tham dự và nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên rà soát nhanh theo danh sách sau:
- Đã đọc kỹ kế hoạch và thông báo mời thầu: nắm hình thức, phương thức, thời điểm đóng thầu.
- Xác định đúng hình thức lựa chọn: biết mình tham dự theo đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh hay hình thức khác.
- Kiểm tra tư cách hợp lệ và năng lực: bảo đảm đáp ứng điều kiện tiên quyết.
- Bóc tách toàn bộ yêu cầu của hồ sơ mời thầu: lập danh sách tài liệu, biểu mẫu cần chuẩn bị.
- Chuẩn bị bảo đảm dự thầu: đúng giá trị, thời hạn, hình thức.
- Bám sát thời điểm đóng thầu: nộp trước hạn một khoảng an toàn.
Ví dụ thực tế: bỏ sót một yêu cầu trong hồ sơ mời thầu
Một nhà thầu xây lắp tham dự gói thầu theo hình thức đấu thầu rộng rãi. Do chỉ đọc kỹ phần yêu cầu kỹ thuật mà bỏ qua một biểu mẫu kê khai bắt buộc nằm ở phần chỉ dẫn nhà thầu, hồ sơ bị đánh giá không đạt ở bước tính hợp lệ. Nhà thầu có năng lực tốt nhưng vẫn trượt vì một thiếu sót hình thức. Bài học là quy trình lựa chọn nhà thầu không chỉ là chuỗi các bước hành chính, mà mỗi bước đều gắn với yêu cầu cụ thể cần đáp ứng đầy đủ. Đọc kỹ và bóc tách toàn bộ yêu cầu của hồ sơ mời thầu là cách phòng tránh hiệu quả nhất.
Phương thức lựa chọn và số túi hồ sơ
Bên cạnh hình thức lựa chọn, doanh nghiệp cần hiểu phương thức lựa chọn nhà thầu vì nó quyết định cách lập và nộp hồ sơ. Phương thức trả lời câu hỏi “hồ sơ được đánh giá theo cơ chế nào”: một giai đoạn một túi hồ sơ, một giai đoạn hai túi hồ sơ, hoặc các phương thức hai giai đoạn. Với phương thức một túi, hồ sơ kỹ thuật và tài chính nộp cùng lúc; với phương thức hai túi, hồ sơ kỹ thuật được đánh giá trước, đạt yêu cầu mới mở hồ sơ tài chính. Xác định đúng phương thức giúp nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đúng cấu trúc, tránh nộp sai cách dẫn đến bị loại vì lỗi hình thức.
Vì vậy, ngay khi nhận hồ sơ mời thầu, nhà thầu nên xác định rõ gói thầu áp dụng hình thức và phương thức nào, từ đó lên kế hoạch chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Đây là bước thường bị người mới bỏ qua nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến cách tổ chức toàn bộ hồ sơ dự thầu.
Những thời điểm nhà thầu không được bỏ lỡ
Trong quy trình không qua mạng, thời điểm là yếu tố then chốt. Một số mốc nhà thầu phải bám sát: thời điểm phát hành và kết thúc phát hành hồ sơ mời thầu; thời hạn gửi yêu cầu làm rõ; thời điểm đóng thầu; thời điểm mở thầu. Bỏ lỡ bất kỳ mốc nào cũng có thể khiến nhà thầu mất quyền dự thầu hoặc thiếu thông tin quan trọng. Nguyên tắc an toàn là lập lịch các mốc ngay khi nhận hồ sơ mời thầu và chuẩn bị hồ sơ để nộp trước thời điểm đóng thầu một khoảng dự phòng, tránh dồn đến sát hạn.
Quyền yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu
Khi hồ sơ mời thầu có điểm chưa rõ, nhà thầu có quyền đề nghị bên mời thầu làm rõ trong thời hạn quy định. Đây là công cụ quan trọng nhưng hay bị bỏ qua. Thay vì tự suy diễn các điểm mập mờ — vốn tiềm ẩn rủi ro hiểu sai — nhà thầu nên chủ động gửi yêu cầu làm rõ. Việc làm rõ kịp thời giúp chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu và tránh tranh chấp về sau. Lưu ý rằng văn bản làm rõ, sửa đổi hồ sơ mời thầu là một phần không tách rời của hồ sơ mời thầu và phải được cập nhật vào hồ sơ dự thầu.
Chuẩn bị nguồn lực cho cả quá trình tham dự
Tham dự một gói thầu là một quá trình kéo dài qua nhiều bước, đòi hỏi nhà thầu bố trí nhân sự và thời gian hợp lý. Doanh nghiệp nên phân công người phụ trách theo dõi từng khâu: người đọc và bóc tách hồ sơ mời thầu, người chuẩn bị hồ sơ năng lực, người lập đề xuất kỹ thuật và tài chính. Sự chuẩn bị nguồn lực bài bản giúp tránh tình trạng dồn việc vào phút chót và giảm rủi ro sai sót. Đây cũng là cách doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa công tác đấu thầu để tham dự được nhiều gói hơn.
Căn cứ pháp lý tham khảo
Quy trình lựa chọn nhà thầu được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản về đấu thầu; cần kiểm tra hiệu lực khi áp dụng:
- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 — quy định về hình thức, phương thức và quy trình lựa chọn nhà thầu.
- Nghị định số 24/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
Lưu ý: điều kiện áp dụng từng hình thức và trình tự cụ thể được quy định trong văn bản hiện hành và có thể thay đổi. Khi tham dự một gói thầu cụ thể, cần đối chiếu quy định mới nhất và yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Nắm vững quy trình để tham dự thầu tự tin hơn
Hiểu đúng quy trình giúp doanh nghiệp chủ động về thời gian và hồ sơ, giảm rủi ro bị loại vì lỗi trình tự. Nếu anh/chị muốn được hướng dẫn bài bản về quy trình lựa chọn nhà thầu và cách chuẩn bị hồ sơ tương ứng, Viện có thể đồng hành ở mức tư vấn điều kiện và hướng dẫn quy trình theo quy định. Anh/chị liên hệ Hotline 0904 889 859 – Ms Hoa hoặc email info@viendaotaocanbo.edu.vn; tham khảo khóa học đấu thầu, dùng dịch vụ tư vấn hồ sơ đấu thầu hoặc đăng ký khóa học để nhận tư vấn lộ trình.
Tham khảo thêm góc nhìn thực tế trong bài quy trình lựa chọn nhà thầu theo góc nhìn thực tế.
