Khi mới học, nhiều người hình dung quy trình lựa chọn nhà thầu như một danh sách các bước nối tiếp gọn gàng: chuẩn bị, tổ chức, đánh giá, phê duyệt, ký kết. Nhưng khi thực sự ngồi vào ghế người làm, bạn nhận ra một điều khác hẳn: quy trình không phải là một dãy ô tích, mà là một chuỗi công việc có người chịu trách nhiệm, có hồ sơ phải tạo ra, có quyết định phải bảo vệ được, và có những điểm rất dễ vấp. Bài viết này không liệt kê lại các bước một cách khô khan — phần đó đã được trình bày kỹ ở bài quy trình lựa chọn nhà thầu — mà nhìn quy trình theo mạch công việc thực tế: ở mỗi giai đoạn, ai làm gì, cần kỹ năng và hồ sơ nào, và người làm thường vướng ở đâu. Đây là góc nhìn giúp bạn không chỉ “biết các bước” mà hiểu nhịp công việc thật sự diễn ra thế nào.
Quy trình nhìn từ ghế người làm, không phải từ sơ đồ
Một sơ đồ quy trình cho bạn thấy thứ tự. Nhưng người làm thực tế quan tâm đến ba câu hỏi mà sơ đồ không trả lời: giai đoạn này tôi phải tạo ra sản phẩm gì, sản phẩm đó cần dữ liệu và hồ sơ nào để chắc chắn, và nếu làm ẩu thì hậu quả rơi vào đâu. Khi đặt quy trình vào ba câu hỏi này, mỗi giai đoạn hiện ra như một “khối công việc” có đầu vào, đầu ra và rủi ro riêng.
Điểm mấu chốt cần thấm là: quy trình lựa chọn nhà thầu vận hành theo kiểu nối tiếp có ràng buộc. Đầu ra của giai đoạn trước trở thành đầu vào của giai đoạn sau. Một kế hoạch lựa chọn nhà thầu lỏng lẻo sẽ kéo theo hồ sơ mời thầu yếu; một hồ sơ mời thầu mơ hồ sẽ làm khâu đánh giá rối; một biên bản đánh giá thiếu căn cứ sẽ khiến khâu thẩm định bị tắc. Vì vậy, người làm giỏi không tối ưu từng bước rời rạc mà giữ cho mạch hồ sơ liền lạc từ đầu đến cuối. Nền tảng cho tư duy này nằm ở hệ thống pháp lý nền tảng trong nghiệp vụ đấu thầu — vì mỗi giai đoạn đều phải bám một căn cứ cụ thể.
/nguyen-tac-lap-ho-so-moi-thau-han-che-sai-sot/
Trong các giai đoạn trên, khâu chuẩn bị và lập hồ sơ mời thầu là mắt xích dễ phát sinh sai sót và ảnh hưởng tới toàn bộ gói thầu; người làm có thể tham khảo thêm nguyên tắc lập hồ sơ mời thầu hạn chế sai sót để rà soát kỹ trước khi phát hành.
Căn cứ pháp lý cần đối chiếu. Quy trình lựa chọn nhà thầu được điều chỉnh bởi Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật 57/2024/QH15 và Luật 90/2025/QH15), Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về lựa chọn nhà thầu (thay thế Nghị định 24/2024/NĐ-CP), và Thông tư 79/2025/TT-BTC về đăng tải thông tin, biểu mẫu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Trình tự, thẩm quyền và yêu cầu hồ sơ ở từng giai đoạn cần được đối chiếu với văn bản hiện hành và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm thực hiện nghiệp vụ.
Bản đồ giai đoạn gắn với công việc và rủi ro thực tế
Để dễ hình dung nhịp công việc, bảng dưới đặt từng giai đoạn cạnh người chịu trách nhiệm chính, sản phẩm phải tạo ra và rủi ro thường gặp. Đây là cách đọc quy trình theo “ai làm gì” thay vì theo “bước số mấy”.
| Giai đoạn | Công việc thực tế & vai trò | Sản phẩm cần tạo | Rủi ro hay gặp |
|---|---|---|---|
| Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu | Chủ đầu tư/bên mời thầu xác định nhu cầu, hình thức, lập kế hoạch; bộ phận chuyên môn rà soát căn cứ | Kế hoạch lựa chọn nhà thầu; hồ sơ mời thầu | Kế hoạch chung chung; tiêu chí mời thầu thiếu rõ ràng kéo theo cả chuỗi sai |
| Tổ chức lựa chọn nhà thầu | Đăng tải thông báo, phát hành hồ sơ, làm rõ, nhận và mở hồ sơ trên hệ thống điện tử | Thông báo, biên bản mở thầu, hồ sơ đầu vào hợp lệ | Sai sót khi đăng tải; xử lý làm rõ không nhất quán; lệch thao tác trên hệ thống |
| Đánh giá hồ sơ dự thầu | Tổ chuyên gia chấm theo tiêu chí đã công bố; lập biên bản, báo cáo đánh giá | Báo cáo đánh giá có căn cứ; bảng so sánh theo tiêu chí | Chấm theo cảm tính, lệch tiêu chí; biên bản thiếu lập luận |
| Thẩm định & phê duyệt kết quả | Tổ thẩm định rà soát tính tuân thủ; người có thẩm quyền phê duyệt | Báo cáo thẩm định; quyết định phê duyệt | Thẩm định hình thức, không soi căn cứ; quyết định thiếu cơ sở vững |
| Công khai & hoàn thiện, ký kết hợp đồng | Công khai kết quả; thương thảo (nếu có), hoàn thiện và ký hợp đồng | Thông tin kết quả công khai; hợp đồng hoàn chỉnh | Bỏ sót công khai; hợp đồng không bám đúng hồ sơ và kết quả |
Nhìn bảng này, bạn sẽ thấy mỗi giai đoạn là một “trạm” có đầu vào và đầu ra. Người làm chuyên nghiệp luôn kiểm tra: sản phẩm của giai đoạn trước đã đủ vững để bước sang giai đoạn sau chưa. Đó là khác biệt giữa làm cho xong và làm cho chắc.
Đi sâu vào nhịp công việc từng giai đoạn
Giai đoạn chuẩn bị: nơi quyết định 70% chất lượng về sau
Đây là giai đoạn ít người nhìn thấy nhưng quyết định nhiều nhất. Khi lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, người làm phải trả lời rõ: gói thầu cần gì, áp dụng hình thức nào, tiêu chí ra sao. Nếu phần này mơ hồ, mọi khâu sau đều phải gánh hậu quả. Muốn làm chắc, cần hiểu bản chất kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì và nó định hình toàn bộ chuỗi công việc thế nào. Kỹ năng cốt lõi ở đây là chuyển nhu cầu thực tế thành yêu cầu rõ ràng, đo lường được — chứ không phải sao chép một mẫu cũ.
Giai đoạn tổ chức: nơi mọi thao tác đều để lại dấu vết
Khi sang khâu tổ chức, công việc chuyển nhiều sang môi trường điện tử: đăng tải thông báo, phát hành hồ sơ, nhận và mở hồ sơ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Đặc thù của giai đoạn này là tính thời điểm và tính dấu vết — mọi thao tác đều được ghi nhận và có hệ quả. Người làm cần thành thạo quy tắc đăng tải và xử lý làm rõ một cách nhất quán. Nắm vững khái niệm E-HSMT và E-HSDT là gì giúp bạn không lúng túng khi thao tác và khi giải thích cho nhà thầu. Vướng mắc phổ biến ở đây là xử lý câu hỏi làm rõ thiếu nhất quán, khiến nhà thầu hiểu khác nhau và phát sinh khiếu nại.
Giai đoạn đánh giá: nơi kỷ luật tiêu chí được kiểm chứng
Đây là giai đoạn dễ phát sinh tranh cãi nhất, vì nó liên quan trực tiếp đến việc ai trúng, ai trượt. Nguyên tắc bất di bất dịch: chỉ chấm theo tiêu chí đã công bố trong hồ sơ mời thầu, không thêm bớt tiêu chí theo cảm tính. Tổ chuyên gia phải lập luận trên căn cứ và thể hiện trong biên bản. Kỹ năng đọc và so sánh hồ sơ theo tiêu chí là thứ phải rèn, không thể ứng biến. Bạn có thể tham khảo cách triển khai ở bài đánh giá hồ sơ dự thầu để thấy biên bản đánh giá cần được dựng trên căn cứ ra sao. Lỗi thường gặp là chấm theo ấn tượng tổng thể rồi mới “viết ngược” biên bản cho khớp — cách làm này rất dễ bị bóc khi thẩm định hoặc khi có kiến nghị.
Giai đoạn thẩm định và phê duyệt: lớp kiểm soát cuối
Thẩm định là lớp soi lại toàn bộ tính tuân thủ trước khi người có thẩm quyền đặt bút phê duyệt. Một báo cáo thẩm định tốt không chỉ nói “đạt” mà chỉ ra đã rà soát những gì, dựa trên căn cứ nào. Nếu thẩm định chỉ làm hình thức, quyết định phê duyệt sẽ đứng trên nền yếu và rất dễ bị kiến nghị. Để hiểu vai trò lớp kiểm soát này, hãy xem thẩm định, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Người phê duyệt cần ý thức rằng chữ ký của mình gắn với trách nhiệm, nên cơ sở phải vững.
Giai đoạn công khai và ký kết: khép vòng nhưng không được lơ là
Nhiều người nghĩ đến đây là “xong”, nhưng đây vẫn là giai đoạn có rủi ro. Công khai kết quả phải đúng yêu cầu; hợp đồng phải bám sát hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và kết quả lựa chọn, không được “trôi” sang nội dung khác. Một hợp đồng lệch khỏi căn cứ có thể gây tranh chấp về sau. Đây là điểm khép vòng của cả chuỗi, nơi mọi sản phẩm phía trước được kết tinh thành cam kết pháp lý.
Kỹ năng và hồ sơ cần có ở mỗi vai trò
Quy trình lựa chọn nhà thầu không do một người làm trọn vẹn; nó là sự phối hợp của nhiều vai trò, mỗi vai trò cần kỹ năng và sản phẩm hồ sơ riêng. Hiểu rõ điều này giúp người mới biết mình đang đứng ở đâu trong bức tranh và cần rèn năng lực gì.
Người lập kế hoạch và xây dựng hồ sơ mời thầu cần kỹ năng chuyển nhu cầu thành yêu cầu rõ ràng, đo lường được; sản phẩm của họ là một bộ hồ sơ mời thầu mà bất kỳ nhà thầu nào đọc cũng hiểu giống nhau. Tổ chuyên gia cần kỹ năng đọc hồ sơ và đối chiếu theo tiêu chí một cách kỷ luật; sản phẩm của họ là báo cáo đánh giá có lập luận, có dẫn chiếu. Tổ thẩm định cần con mắt soi tính tuân thủ và phát hiện điểm yếu trước khi quyết định được ban hành. Người có thẩm quyền phê duyệt cần khả năng đọc nhanh nhưng đúng trọng tâm để đặt bút trên một nền vững. Khi mỗi vai trò làm tốt phần của mình và bàn giao sản phẩm chuẩn cho khâu sau, cả guồng máy vận hành trơn tru.
Vấn đề nảy sinh khi một vai trò làm yếu và đẩy gánh nặng sang khâu sau. Ví dụ, hồ sơ mời thầu viết mơ hồ buộc tổ chuyên gia phải “đoán ý”; biên bản đánh giá thiếu lập luận buộc tổ thẩm định phải làm lại phần việc đánh giá. Đây là lý do người làm chuyên nghiệp luôn ý thức rằng sản phẩm của mình là đầu vào cho người khác, nên phải đủ rõ và đủ vững để bàn giao. Tinh thần phối hợp này cũng là điều các chương trình đào tạo nhấn mạnh, bởi trong thực tế không ai làm việc một mình.
Tình huống sai sót do hiểu quy trình theo thói quen cũ
Hãy xét một tình huống thường thấy. Một bên mời thầu quen làm theo nếp cũ, khi sang khâu đánh giá đã đưa thêm một tiêu chí “ngầm” không có trong hồ sơ mời thầu để loại một nhà thầu mà họ thấy “không phù hợp”. Trên giấy, biên bản vẫn được viết cho gọn gàng. Nhưng nhà thầu bị loại rà lại hồ sơ mời thầu, không thấy tiêu chí đó ở đâu, và gửi kiến nghị. Khi tổ thẩm định soi lại, mâu thuẫn lộ ra: kết quả đánh giá không bám tiêu chí đã công bố. Hệ quả là phải đánh giá lại, gói thầu chậm tiến độ, và niềm tin vào tính minh bạch bị tổn hại.
Cái sai ở đây không nằm ở thao tác mà ở tư duy: người làm vận hành quy trình theo thói quen “mình thấy hợp lý” thay vì theo nguyên tắc “chỉ chấm theo tiêu chí đã công bố”. Một tình huống khác cũng phổ biến: lấy lại bộ hồ sơ mẫu của gói thầu trước mà không rà soát, dẫn đến căn cứ pháp lý lỗi thời hoặc tiêu chí không còn phù hợp. Cả hai đều là biểu hiện của việc làm theo quán tính thay vì bám quy định và hồ sơ. Người làm vững là người luôn tự hỏi “căn cứ ở đâu” trước mỗi quyết định, và lưu lại dấu vết để bảo vệ được quyết định đó.
Checklist giữ mạch hồ sơ liền lạc qua các giai đoạn
- Trước khi rời giai đoạn chuẩn bị: kế hoạch và tiêu chí đã đủ rõ để bên thứ ba đọc cũng hiểu giống mình chưa?
- Trước khi mở thầu: các thao tác đăng tải, làm rõ đã nhất quán và đúng quy tắc trên hệ thống chưa?
- Khi đánh giá: mọi kết luận có bám đúng tiêu chí đã công bố và được lập luận trong biên bản không?
- Khi thẩm định: báo cáo có chỉ ra rà soát cái gì, theo căn cứ nào, hay chỉ ghi “đạt”?
- Khi ký hợp đồng: nội dung hợp đồng có bám sát hồ sơ và kết quả lựa chọn, không phát sinh nội dung lạ?
- Xuyên suốt: mỗi căn cứ viện dẫn còn hiệu lực, không dùng văn bản đã bị thay thế?
Checklist này không thay thế quy định, nhưng giúp người làm tự kiểm tra rằng các giai đoạn đang ăn khớp nhau thay vì rời rạc.
Lỗi thường gặp khi vận hành quy trình
- Coi quy trình là chuỗi thủ tục hành chính. Làm cho đủ bước mà không bảo đảm chất lượng đầu ra của từng giai đoạn.
- Đứt mạch hồ sơ. Mỗi giai đoạn làm rời, sản phẩm không nối được với nhau, đến khâu thẩm định mới lộ mâu thuẫn.
- Đánh giá lệch tiêu chí. Thêm hoặc bỏ tiêu chí so với hồ sơ mời thầu — đây là nguồn kiến nghị phổ biến nhất.
- Thẩm định hình thức. Rà soát qua loa khiến quyết định phê duyệt đứng trên nền yếu.
- Làm theo quán tính. Tái sử dụng hồ sơ cũ mà không cập nhật căn cứ và tiêu chí hiện hành.
Kiến thức người học cần nắm
Nhìn quy trình theo góc người làm, có thể đúc kết vài năng lực cốt lõi mà người học cần xây dựng.
- Tư duy chuỗi. Hiểu rằng đầu ra của giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau, nên phải giữ mạch hồ sơ liền lạc.
- Kỷ luật căn cứ. Mọi quyết định phải bám quy định và tiêu chí đã công bố, có dấu vết để bảo vệ được.
- Kỹ năng tạo sản phẩm chuẩn ở từng trạm. Từ kế hoạch, hồ sơ mời thầu, biên bản đánh giá đến báo cáo thẩm định, mỗi thứ phải đủ vững.
- Phản xạ cập nhật. Không vận hành theo quán tính; luôn kiểm tra căn cứ còn hiệu lực.
Những năng lực này được hình thành qua thực hành có hướng dẫn, không phải qua việc đọc lướt sơ đồ. Một khóa học đấu thầu được thiết kế tốt sẽ cho bạn đi qua từng giai đoạn với tình huống thật, để hiểu nhịp công việc và rèn phản xạ xử lý. Nếu muốn nắm thêm cách kiểm soát thời hạn xuyên suốt quy trình, bạn có thể đọc tiếp bài các mốc thời gian quan trọng trong lựa chọn nhà thầu, vì bỏ sót mốc cũng là một nguồn rủi ro lớn không kém việc làm sai nội dung.
Nội dung bài viết mang tính tham khảo, giúp người đọc hệ thống hóa kiến thức nghiệp vụ đấu thầu. Quy định pháp luật, biểu mẫu, quy trình trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và quy định về kỳ thi/chứng chỉ có thể thay đổi theo thời điểm; người đọc cần đối chiếu văn bản hiện hành và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm thực hiện nghiệp vụ hoặc tham gia kỳ thi/chương trình đào tạo. Viện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và ôn tập; chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do cơ quan/kỳ thi có thẩm quyền cấp theo quy định.
Học thực hành quy trình lựa chọn nhà thầu
Để hiểu quy trình lựa chọn nhà thầu theo mạch công việc thực tế và rèn kỹ năng xử lý từng giai đoạn, học viên có thể tham khảo lộ trình học tại Viện. Học viên có thể tham khảo khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu, xem lịch khai giảng hoặc liên hệ để được tư vấn lộ trình học.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
Hotline: 0904 889 859
Email: info@viendaotaocanbo.edu.vn
Website: https://daotao.viendaotaocanbo.edu.vn
