Lập hồ sơ mời thầu (HSMT) là khâu quyết định chất lượng của cả gói thầu: một bộ HSMT chặt chẽ giúp lựa chọn được nhà thầu phù hợp, trong khi một bộ HSMT cài cắm tiêu chí, mơ hồ hoặc mâu thuẫn nội bộ sẽ kéo theo kiến nghị, hủy thầu, kéo dài tiến độ và rủi ro trách nhiệm cho bên mời thầu. Bài viết này dành cho bên mời thầu, chủ đầu tư và cán bộ trực tiếp soạn HSMT, tập trung vào nguyên tắc soạn thảo để hạn chế sai sót ngay từ đầu, thay vì chỉ “đọc cho hiểu” một bộ HSMT đã có sẵn. Trọng tâm là tư duy bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và sự nhất quán giữa tiêu chí đã công bố với nội dung đánh giá về sau.
/ky-nang-danh-gia-ho-so-du-thau-theo-tieu-chi-da-cong-bo/
Hồ sơ mời thầu được lập chuẩn cũng chính là cơ sở để đánh giá hồ sơ dự thầu về sau đúng tiêu chí đã công bố; có thể tham khảo thêm kỹ năng đánh giá hồ sơ dự thầu theo tiêu chí đã công bố để thấy mối liên hệ giữa khâu lập và khâu đánh giá.
Căn cứ pháp lý cần đối chiếu. Việc lập HSMT cần bám Luật Đấu thầu hiện hành (Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 đã được sửa đổi, bổ sung) về nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả; Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định chi tiết lựa chọn nhà thầu; cùng các quy định về đăng tải thông tin và mẫu hồ sơ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (trong đó có Thông tư 79/2025/TT-BTC). Số hiệu mẫu biểu E-HSMT, biểu mẫu chi tiết và mốc thời gian từng bước cần đối chiếu văn bản hiện hành và mẫu đang áp dụng trên Hệ thống tại thời điểm phát hành.
Lập HSMT khác gì với đọc HSMT
Nhiều người gộp chung hai việc, nhưng góc nhìn rất khác nhau. Người dự thầu khi đọc HSMT cần hiểu yêu cầu để chuẩn bị hồ sơ dự thầu đúng và đủ; góc đó đã được phân tích trong bài hồ sơ mời thầu gồm những nội dung nào. Còn người lập HSMT đứng ở vị trí ngược lại: phải tự đặt câu hỏi “một nhà thầu có năng lực sẽ hiểu yêu cầu này như thế nào, có chỗ nào dễ gây tranh cãi hay loại oan nhà thầu tốt không”. Cùng một tài liệu, nhưng một bên là người tiêu thụ thông tin, một bên là người chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, công bằng và khả năng đánh giá được của thông tin đó.
Sự khác biệt này dẫn tới một nguyên tắc nền: người lập HSMT phải thiết kế tiêu chí sao cho chấm được, kiểm chứng được và bảo vệ được nếu bị kiến nghị. Một yêu cầu nghe hợp lý nhưng không có cách đánh giá rõ ràng sẽ trở thành điểm yếu khi mở thầu. Vì vậy, lập HSMT không chỉ là điền vào mẫu, mà là dự liệu trước toàn bộ quá trình đánh giá sẽ diễn ra như thế nào.
Bốn nguyên tắc nền khi lập hồ sơ mời thầu
Toàn bộ kỹ thuật soạn HSMT đều quy về bốn nguyên tắc cốt lõi của pháp luật đấu thầu. Nắm vững bốn nguyên tắc này giúp người soạn tự kiểm tra mỗi điều khoản trước khi đưa vào hồ sơ.
- Cạnh tranh: HSMT không được đưa ra điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu, gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng. Đây là ranh giới quan trọng nhất và cũng là nơi dễ vi phạm nhất.
- Công bằng: mọi nhà thầu đáp ứng điều kiện được tiếp cận thông tin như nhau, được đánh giá theo cùng một thước đo. Không có yêu cầu “ngầm” chỉ một nhà thầu biết.
- Minh bạch: tiêu chí, phương pháp đánh giá và cách tính điểm phải được công bố rõ trong HSMT, đủ để nhà thầu biết mình sẽ được chấm thế nào.
- Hiệu quả: yêu cầu đặt ra phải phục vụ mục tiêu của gói thầu, không “vẽ” thêm điều kiện không cần thiết chỉ để nâng rào cản.
Nguyên tắc cạnh tranh gắn chặt với khái niệm bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu — một nội dung mà người lập HSMT bắt buộc phải hiểu để tránh tạo ra xung đột lợi ích hoặc lợi thế không công bằng. Nếu chưa nắm chắc, nên đọc bài bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu là gì trước khi soạn phần điều kiện tham dự. Đồng thời, mọi tiêu chí cài cắm để loại nhà thầu hợp lệ đều có thể chạm tới nhóm các hành vi bị cấm trong đấu thầu, nên đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là vấn đề tuân thủ.
Tư duy soạn tiêu chí: từ mục tiêu gói thầu tới yêu cầu cụ thể
Sai sót trong HSMT thường bắt nguồn từ việc copy tiêu chí của gói thầu cũ rồi sửa qua loa, thay vì xuất phát từ mục tiêu thực của gói thầu hiện tại. Cách làm an toàn là đi từ trên xuống: xác định mục tiêu và phạm vi công việc → suy ra năng lực và kinh nghiệm thực sự cần thiết → diễn đạt thành yêu cầu kiểm chứng được → gắn với phương pháp đánh giá tương ứng. Mỗi yêu cầu trong HSMT nên trả lời được câu hỏi: “yêu cầu này phục vụ mục tiêu nào của gói thầu, và sẽ được chấm bằng cách nào”.
Một số nguyên tắc thực hành khi diễn đạt tiêu chí:
- Yêu cầu kỹ thuật mô tả theo tính năng, công năng, tránh nêu nhãn hiệu, xuất xứ, nguồn gốc cụ thể dẫn tới hạn chế nhà thầu, trừ trường hợp được phép theo quy định và phải kèm cụm cho phép tương đương theo đúng hướng dẫn hiện hành.
- Điều kiện về năng lực, kinh nghiệm tương xứng với quy mô, tính chất gói thầu; không đặt rào cản cao bất hợp lý so với công việc thực tế.
- Tiêu chí đánh giá rõ ràng, có cách đo; hạn chế các từ định tính như “tốt”, “phù hợp”, “đầy đủ” mà không kèm thước đo cụ thể.
- Bảo đảm tính nhất quán nội bộ: phần chỉ dẫn nhà thầu, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá và biểu mẫu phải khớp nhau, không “đá nhau”.
Khi soạn yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, người lập HSMT nên hình dung trước cách bên dự thầu sẽ kê khai và cách tổ chuyên gia sẽ đối chiếu. Cách bên dự thầu trình bày năng lực được mô tả trong bài hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu; hiểu góc người nộp giúp người soạn HSMT đặt yêu cầu vừa đủ chặt, vừa khả thi, không buộc nhà thầu chứng minh những thứ không thể có được trong thực tế.
Bảng: lỗi thường gặp trong HSMT và hậu quả nghiệp vụ
Bảng dưới đây tổng hợp những nhóm lỗi điển hình khi lập HSMT, theo cơ chế phát sinh và hậu quả nghiệp vụ. Đây là công cụ rà soát tư duy; cách xử lý cụ thể từng tình huống cần đối chiếu quy định và mẫu hồ sơ hiện hành.
| Nhóm lỗi trong HSMT | Biểu hiện cụ thể | Hậu quả nghiệp vụ có thể xảy ra |
|---|---|---|
| Cài cắm tiêu chí, hạn chế cạnh tranh | Yêu cầu năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật “đo ni đóng giày” cho một nhà thầu; nêu nhãn hiệu, xuất xứ không cần thiết | Bị kiến nghị, có thể phải sửa đổi HSMT, gia hạn thời điểm đóng thầu, thậm chí hủy thầu; rủi ro về trách nhiệm tuân thủ |
| Tiêu chí mơ hồ, không đo được | Dùng từ định tính (“phù hợp”, “tốt”) mà không có thước đo; phương pháp đánh giá không rõ | Đánh giá thiếu nhất quán, dễ bị phản ánh thiếu khách quan, khó bảo vệ kết quả khi bị chất vấn |
| Sai mẫu, dùng mẫu hết hiệu lực | Áp dụng mẫu biểu cũ, không theo mẫu hiện hành trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia | Hồ sơ không hợp lệ về hình thức, nhà thầu lúng túng khi nộp E-HSDT, phát sinh làm rõ kéo dài |
| Thiếu hoặc thừa yêu cầu kỹ thuật | Bỏ sót thông số cốt yếu; hoặc nhồi yêu cầu không phục vụ mục tiêu gói thầu | Nhận hồ sơ không đáp ứng mục tiêu, hoặc loại oan nhà thầu tốt; cạnh tranh giảm |
| Mâu thuẫn nội bộ HSMT | Phần kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá và biểu mẫu nêu yêu cầu khác nhau cho cùng một nội dung | Nhà thầu hiểu sai, nộp lệch; tổ chuyên gia khó chấm; tăng văn bản làm rõ |
| Tiêu chí đánh giá lệch với tiêu chí công bố | HSMT công bố một thước đo, khi chấm lại áp thước đo khác | Vi phạm minh bạch, công bằng; kết quả dễ bị kiến nghị và khó đứng vững |
| Không đồng bộ với kế hoạch lựa chọn nhà thầu | Hình thức, phương thức, loại hợp đồng trong HSMT khác kế hoạch đã duyệt | Sai lệch quy trình, phải điều chỉnh, ảnh hưởng tiến độ và tính pháp lý |
Đáng chú ý là hai nhóm lỗi nguy hiểm nhất — cài cắm tiêu chí và tiêu chí đánh giá lệch với công bố — đều liên quan trực tiếp tới nguyên tắc cạnh tranh và minh bạch. Người lập HSMT cần coi đây là “vùng đỏ”, rà soát kỹ trước khi phát hành. Việc thống nhất HSMT với kế hoạch đã duyệt cũng quan trọng; nếu cần nắm lại logic này, có thể tham khảo bài kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì.
Checklist rà soát HSMT trước khi phát hành, đăng tải
Checklist dưới đây dùng để tự kiểm tra bộ HSMT trước khi trình duyệt và đăng tải lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Đây là danh mục tự rà soát ở mức nghiệp vụ; trình tự thẩm định, phê duyệt và đăng tải chính thức phải theo quy định hiện hành.
- Đồng bộ với kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã duyệt: tên gói thầu, nguồn vốn, hình thức, phương thức, loại hợp đồng, thời gian thực hiện có khớp không.
- Sử dụng mẫu hiện hành: E-HSMT theo mẫu đang áp dụng trên Hệ thống, không dùng mẫu cũ đã thay thế.
- Điều kiện tham dự đúng quy định: tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm tương xứng gói thầu, không cài cắm; có rà soát yêu cầu bảo đảm cạnh tranh, tránh xung đột lợi ích.
- Yêu cầu kỹ thuật mô tả theo tính năng, công năng: không nêu nhãn hiệu, xuất xứ làm hạn chế nhà thầu, trừ trường hợp được phép và có cụm tương đương đúng quy định.
- Tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng, đo được: nêu rõ phương pháp đánh giá, tiêu chí đạt/không đạt hoặc cách tính điểm; không để tiêu chí định tính trống thước đo.
- Nhất quán nội bộ: chỉ dẫn nhà thầu, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá và biểu mẫu khớp nhau, không mâu thuẫn.
- Biểu mẫu đầy đủ: các biểu mẫu nhà thầu phải kê khai có đủ, đúng định dạng, đủ trường thông tin để chấm.
- Thời điểm, đầu mối làm rõ: thông tin về thời gian, cách thức nhận và trả lời yêu cầu làm rõ HSMT rõ ràng, đúng mẫu.
- Rà soát hành vi bị cấm: bảo đảm HSMT không chứa điều kiện vi phạm các hành vi bị cấm hoặc tạo lợi thế không công bằng.
- Lưu vết phiên bản: mọi chỉnh sửa HSMT trước phát hành được kiểm soát, tránh phát hành nhầm phiên bản chưa hoàn thiện.
Một bộ HSMT đi qua được toàn bộ checklist này thường có rất ít rủi ro phát sinh ở khâu mở thầu và đánh giá. Ngược lại, bỏ qua dù chỉ một mục như “nhất quán nội bộ” cũng đủ để tạo ra hàng loạt văn bản làm rõ về sau. Nhiều lỗi trong nhóm này phát sinh ngay trên thao tác Hệ thống, nên người lập HSMT cũng cần thành thạo môi trường đấu thầu qua mạng; bài lỗi nghiệp vụ thường gặp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia mô tả những vướng mắc kỹ thuật hay gặp khi đăng tải.
Tình huống thực tế: một tiêu chí tưởng hợp lý nhưng gây hạn chế cạnh tranh
Giả định một gói thầu mua sắm thiết bị quy mô vừa. Cán bộ soạn HSMT, vì muốn “an toàn”, đưa vào yêu cầu nhà thầu phải có hợp đồng tương tự với cùng một dòng sản phẩm của một hãng cụ thể trong ba năm gần nhất. Trên giấy, yêu cầu này nghe có vẻ bảo đảm chất lượng. Nhưng thực chất nó loại bỏ mọi nhà thầu từng cung cấp sản phẩm tương đương của hãng khác — tức tạo lợi thế cho nhóm nhà thầu gắn với một hãng. Khi đăng tải, gói thầu nhận được kiến nghị về việc HSMT hạn chế cạnh tranh.
Cách xử lý đúng từ đầu là: yêu cầu kinh nghiệm nên gắn với tính chất và quy mô công việc tương tự (loại thiết bị, phạm vi, giá trị tương đương), thay vì cột vào nhãn hiệu của một hãng. Bài học rút ra cho người lập HSMT: mỗi khi định đưa một yêu cầu “cho chắc”, hãy tự hỏi yêu cầu đó có vô tình thu hẹp tập nhà thầu hợp lệ không, và nó có thực sự phục vụ mục tiêu gói thầu hay chỉ phục vụ sự yên tâm chủ quan. Tư duy kiểm soát rủi ro này được phân tích sâu hơn trong bài tư duy kiểm soát rủi ro khi tham gia đấu thầu qua mạng, áp dụng được cho cả bên mời thầu lẫn bên dự thầu.
Tình huống thực tế: mâu thuẫn nội bộ giữa yêu cầu kỹ thuật và biểu mẫu
Một gói thầu khác có phần yêu cầu kỹ thuật ghi thông số tối thiểu cho một hạng mục, nhưng biểu mẫu kê khai lại để trống trường tương ứng, còn tiêu chuẩn đánh giá thì không nêu cách chấm hạng mục đó. Hệ quả: nhà thầu không biết phải kê khai chỗ nào, mỗi nhà thầu trình bày một kiểu, và khi chấm, tổ chuyên gia không có căn cứ thống nhất. Kết quả là hàng loạt yêu cầu làm rõ, kéo dài thời gian và tạo cảm giác đánh giá thiếu nhất quán.
Lỗi này không nằm ở một câu chữ sai, mà ở sự thiếu liên kết giữa ba cấu phần lẽ ra phải đồng bộ: yêu cầu kỹ thuật, biểu mẫu kê khai và tiêu chuẩn đánh giá. Người lập HSMT chuyên nghiệp sẽ rà soát theo hàng ngang: với mỗi yêu cầu kỹ thuật, kiểm tra xem có chỗ để nhà thầu kê khai không, và có tiêu chí để chấm không. Thiếu một trong ba, yêu cầu đó sẽ trở thành nguồn tranh cãi.
Lỗi thường gặp và rủi ro cần tránh khi lập HSMT
Ngoài các nhóm lỗi đã nêu trong bảng, một số rủi ro xuất phát từ thói quen làm việc của người soạn:
- Sao chép HSMT cũ thiếu chọn lọc: bê nguyên tiêu chí gói cũ sang gói mới có mục tiêu khác, dẫn tới yêu cầu lệch với thực tế gói hiện tại.
- Soạn tiêu chí trước, nghĩ tới cách chấm sau: đưa yêu cầu vào mà chưa hình dung sẽ đánh giá thế nào, để lại tiêu chí không đo được.
- Bỏ qua bước thẩm định nội bộ: phát hành HSMT khi chưa rà chéo với người am hiểu kỹ thuật và người am hiểu quy trình đấu thầu.
- Không cập nhật mẫu và quy định mới: dùng mẫu biểu, dẫn chiếu văn bản đã được thay thế; đây là lỗi rất hay gặp trong giai đoạn quy định thay đổi.
- Đặt rào cản về thời gian, thủ tục bất hợp lý: rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu hoặc đặt yêu cầu hành chính phức tạp, gián tiếp giảm số nhà thầu tham dự.
Điểm chung của các rủi ro trên là chúng thường vô hình với người soạn cho tới khi gói thầu bị kiến nghị hoặc khi đánh giá gặp bế tắc. Vì vậy, một cơ chế rà soát độc lập trước phát hành — dù chỉ là một đồng nghiệp đọc lại với góc nhìn nhà thầu — có giá trị phòng ngừa rất lớn.
Kiến thức người học cần nắm
Để lập được HSMT vừa chặt chẽ vừa không vi phạm nguyên tắc cạnh tranh, người làm công tác đấu thầu cần nắm vững một nền tảng liên thông: nguyên tắc cơ bản của pháp luật đấu thầu, cấu trúc và logic của một bộ HSMT, mối liên hệ giữa kế hoạch lựa chọn nhà thầu — HSMT — đánh giá HSDT — thẩm định kết quả, và kỹ năng vận hành trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Đây không phải là những mảnh kiến thức rời rạc mà là một chuỗi: hiểu sai một mắt xích sẽ kéo theo lỗi ở mắt xích sau.
Đặc biệt, người soạn HSMT cần phân biệt rõ khái niệm E-HSMT và E-HSDT cùng cách chúng vận hành trên Hệ thống — nội dung được giải thích trong bài E-HSMT và E-HSDT là gì. Việc đặt yêu cầu sao cho nhà thầu kê khai đúng định dạng điện tử là kỹ năng thực hành, khó nắm chỉ qua đọc văn bản. Vì lý do đó, cán bộ phụ trách đấu thầu của đơn vị nên được đào tạo bài bản qua khóa học đấu thầu, nơi học viên thực hành soạn và rà soát HSMT theo tình huống thực tế, bám sát Luật Đấu thầu hiện hành và Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Với cơ quan, doanh nghiệp có nhiều cán bộ cùng làm công tác này, hình thức đào tạo đấu thầu tại đơn vị giúp chuẩn hóa cách soạn HSMT trong toàn tổ chức, giảm rủi ro mỗi người làm một kiểu. Năng lực cụ thể mà một cán bộ phụ trách đấu thầu cần có được mô tả trong bài năng lực cần có của cán bộ phụ trách đấu thầu trong đơn vị.
Nội dung bài viết mang tính tham khảo, giúp người đọc hệ thống hóa kiến thức nghiệp vụ đấu thầu. Quy định pháp luật, biểu mẫu, quy trình trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và quy định liên quan có thể thay đổi theo thời điểm; người đọc cần đối chiếu văn bản hiện hành và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm thực hiện nghiệp vụ hoặc tham gia chương trình đào tạo. Viện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và ôn tập; chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do cơ quan, kỳ thi có thẩm quyền cấp theo quy định.
Học kỹ năng lập hồ sơ mời thầu chuẩn
Để lập hồ sơ mời thầu đúng nguyên tắc cạnh tranh, minh bạch và hạn chế sai sót, cán bộ bên mời thầu có thể tham khảo lộ trình học tại Viện. Học viên có thể tham khảo khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu, xem lịch khai giảng hoặc liên hệ để được tư vấn lộ trình học.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
Hotline: 0904 889 859
Email: info@viendaotaocanbo.edu.vn
Website: https://daotao.viendaotaocanbo.edu.vn
