Đánh giá hồ sơ dự thầu (HSDT) là công việc đòi hỏi kỷ luật nghiệp vụ cao: tổ chuyên gia phải chấm đúng theo tiêu chí đã công bố trong hồ sơ mời thầu, không thêm, không bớt, không thay đổi thước đo sau khi mở thầu. Bài viết này không nhắc lại quy trình đánh giá tổng quát — nội dung đó đã có trong bài đánh giá hồ sơ dự thầu: quy trình, tiêu chí và lỗi thường gặp — mà tập trung vào kỹ năng và nguyên tắc giữ cho việc đánh giá luôn bám đúng tiêu chí đã công bố. Đối tượng hướng tới là thành viên tổ chuyên gia, cán bộ bên mời thầu và người được giao nhiệm vụ đánh giá HSDT, những người cần biến nguyên tắc minh bạch, công bằng thành thao tác cụ thể khi cầm hồ sơ trên tay.
Căn cứ pháp lý cần đối chiếu. Hoạt động đánh giá HSDT cần bám Luật Đấu thầu hiện hành (Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 đã được sửa đổi, bổ sung) về nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch, hiệu quả và về tổ chuyên gia; Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định chi tiết lựa chọn nhà thầu; cùng các quy định về quy trình, biểu mẫu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Trình tự đánh giá, biểu mẫu biên bản và mốc thời gian cụ thể cần đối chiếu văn bản hiện hành và mẫu đang áp dụng tại thời điểm thực hiện.
Nguyên tắc bất biến: chấm theo tiêu chí đã công bố
Toàn bộ kỹ năng đánh giá HSDT đều xoay quanh một nguyên tắc duy nhất nhưng nghiêm ngặt: HSMT công bố thước đo nào thì khi chấm phải dùng đúng thước đo đó. Tiêu chí, phương pháp đánh giá, cách tính điểm đã được công bố trước thời điểm đóng thầu chính là “hợp đồng nguyên tắc” giữa bên mời thầu và toàn bộ nhà thầu tham dự. Tổ chuyên gia không được tự ý thêm tiêu chí mới, không hạ hay nâng ngưỡng, không thay đổi cách hiểu một yêu cầu sau khi đã thấy nội dung HSDT của các nhà thầu.
Lý do của nguyên tắc này rất rõ: nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dựa trên tiêu chí công bố. Nếu sau khi mở thầu, tổ chuyên gia thay đổi thước đo, mọi nhà thầu đều bị đặt vào thế bất công, và kết quả lựa chọn mất tính minh bạch. Đánh giá HSDT là một mắt xích trong toàn bộ trình tự chọn nhà thầu; nắm bức tranh tổng thể qua bài quy trình lựa chọn nhà thầu giúp người chấm biết kết quả đánh giá của mình sẽ được dùng vào bước nào tiếp theo. Vì vậy, ngay cả khi phát hiện HSMT có tiêu chí chưa hợp lý, cách xử lý đúng không phải là tự ý chấm theo cách mình cho là hợp lý hơn, mà là ghi nhận, báo cáo theo quy trình và đối chiếu hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Bài viết này tuyệt đối không hướng dẫn điều chỉnh tiêu chí sau mở thầu; mọi gợi ý ở đây đều nhằm giúp đánh giá trung thực và nhất quán hơn với những gì đã công bố.
Kỹ năng đọc và “giải mã” tiêu chí trước khi chấm
Một trong những nguyên nhân khiến đánh giá lệch là tổ chuyên gia chưa thống nhất cách hiểu tiêu chí trước khi bắt tay chấm. Kỹ năng đầu tiên, vì thế, là đọc kỹ tiêu chuẩn đánh giá trong HSMT và thống nhất nội bộ cách hiểu từng tiêu chí trước khi mở từng hồ sơ cụ thể. Việc thống nhất này nên làm trước, khi chưa biết nội dung HSDT của ai, để tránh thiên kiến.
Khi đọc tiêu chí, cần tách bạch ba lớp thông tin: tiêu chí là gì (yêu cầu nội dung), thước đo ra sao (đạt/không đạt, hay tính điểm theo thang nào), và bằng chứng nào được chấp nhận (tài liệu, biểu mẫu nhà thầu phải nộp). Nhiều tranh cãi nảy sinh vì tổ chuyên gia hiểu đúng tiêu chí nhưng không thống nhất về loại bằng chứng được chấp nhận. Để đánh giá đúng phần năng lực, kinh nghiệm, người chấm cần nắm cách nhà thầu kê khai và cách đối chiếu năng lực — nội dung được phân tích trong bài kiểm tra năng lực, kinh nghiệm nhà thầu. Hiểu cách hồ sơ được lập từ phía nhà thầu, qua bài hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu, cũng giúp người chấm biết tìm thông tin ở đâu trong một bộ HSDT.
Một kỹ năng đi kèm là phân biệt giữa “nhà thầu không đáp ứng tiêu chí” và “nhà thầu trình bày chưa rõ”. Hai trường hợp này dẫn tới cách xử lý khác nhau: một bên là cơ sở để đánh giá không đạt, một bên có thể là cơ sở để yêu cầu làm rõ theo đúng quy định, miễn là việc làm rõ không làm thay đổi nội dung cơ bản của HSDT.
Bảng: bốn nhóm lỗi khi đánh giá HSDT và cách phòng tránh
Bảng dưới đây phân loại các lỗi đánh giá theo cơ chế phát sinh, kèm hướng phòng tránh ở mức kỹ năng. Đây là công cụ tự rà soát; cách xử lý cụ thể từng tình huống phải theo quy định và quy trình hiện hành.
| Nhóm lỗi | Biểu hiện | Hệ quả | Hướng phòng tránh |
|---|---|---|---|
| Bỏ sót tiêu chí | Chấm thiếu một hoặc vài tiêu chí đã công bố; quên đối chiếu một bằng chứng bắt buộc | Kết quả không phản ánh đúng mức đáp ứng; dễ bị kiến nghị | Lập bảng đối chiếu đầy đủ tiêu chí; chấm theo danh mục, đánh dấu từng mục |
| Đánh giá cảm tính | Cho điểm theo ấn tượng, “thấy ổn”; không bám thước đo công bố; so sánh nhà thầu với nhau thay vì với tiêu chí | Thiếu nhất quán giữa các hồ sơ, khó bảo vệ kết quả | Mỗi kết luận gắn với tiêu chí và bằng chứng cụ thể; thống nhất cách hiểu trước khi chấm |
| Thiếu biên bản, ghi chép sơ sài | Kết luận đạt/không đạt không kèm lý do, không dẫn chiếu trang tài liệu | Không truy vết được căn cứ; khi giải trình thiếu cơ sở | Ghi rõ căn cứ từng kết luận, dẫn chiếu vị trí tài liệu; lập biên bản theo mẫu |
| Hiểu sai tiêu chí | Diễn giải tiêu chí khác với ý nghĩa trong HSMT; tự thêm điều kiện không có trong tiêu chí công bố | Loại oan nhà thầu đạt, hoặc cho qua nhà thầu chưa đạt; vi phạm minh bạch | Bám đúng câu chữ tiêu chí công bố; vướng thì báo cáo, đối chiếu, không tự suy diễn |
Bốn nhóm lỗi trên có một mẫu số chung: chúng đều là sự trượt khỏi tiêu chí đã công bố, dù do vô ý (bỏ sót) hay do chủ quan (cảm tính, suy diễn). Kỷ luật chống lại cả bốn nhóm gói gọn trong một thói quen: mọi kết luận đánh giá đều phải trả lời được câu hỏi “căn cứ vào tiêu chí nào và bằng chứng nào”. Nếu không trả lời được, kết luận đó chưa đủ vững.
Case 1: nhà thầu đáp ứng nội dung nhưng trình bày chưa rõ
Một HSDT có đủ kinh nghiệm yêu cầu, nhưng bảng kê hợp đồng tương tự ghi thiếu một thông tin cần để khẳng định tính tương tự, ví dụ giá trị hoặc phạm vi công việc của một hợp đồng. Tổ chuyên gia đứng trước lựa chọn: kết luận “không đạt” ngay, hay yêu cầu làm rõ.
Hướng xử lý đúng nguyên tắc: nếu việc thiếu thông tin thuộc dạng có thể làm rõ mà không làm thay đổi nội dung cơ bản của HSDT, tổ chuyên gia có thể đề nghị nhà thầu làm rõ theo đúng quy trình và thời hạn quy định, rồi căn cứ nội dung làm rõ để kết luận. Điều cần tránh là hai thái cực: loại ngay khi lẽ ra được làm rõ, hoặc “vẽ thêm” cho nhà thầu những nội dung họ không có. Mọi bước đều phải lập biên bản, ghi rõ căn cứ. Kỹ năng then chốt ở đây là phân biệt “thiếu sót hình thức có thể làm rõ” với “không đáp ứng yêu cầu cơ bản” — ranh giới mà người chấm cần nắm chắc để không xử lý tùy tiện.
Case 2: hai cách hiểu khác nhau về cùng một tiêu chí
Trong tổ chuyên gia, hai thành viên hiểu khác nhau về một tiêu chí kỹ thuật: một người cho rằng yêu cầu bao gồm cả hạng mục phụ, người kia cho rằng chỉ tính hạng mục chính. Nếu mỗi người chấm theo cách hiểu riêng, kết quả với cùng một HSDT sẽ khác nhau — dấu hiệu của đánh giá thiếu nhất quán.
Cách xử lý: dừng lại, quay về câu chữ tiêu chí trong HSMT, thống nhất một cách hiểu duy nhất và áp dụng nhất quán cho tất cả nhà thầu. Nếu câu chữ tiêu chí thực sự không đủ rõ để thống nhất, đây là vấn đề của HSMT, cần ghi nhận và xử lý theo quy trình, đối chiếu hướng dẫn của cấp có thẩm quyền — chứ không phải để mỗi người tự chọn cách hiểu. Bài học: sự nhất quán nội bộ trong tổ chuyên gia quan trọng ngang với sự đúng đắn của từng kết luận. Một cách hiểu thống nhất, dù chưa hoàn hảo, vẫn công bằng hơn nhiều cách hiểu song song.
Case 3: phát hiện tiêu chí HSMT bất hợp lý khi đang chấm
Đang đánh giá, tổ chuyên gia nhận ra một tiêu chí trong HSMT có thể chưa hợp lý hoặc gây bất lợi không đáng có cho nhà thầu. Phản xạ sai là tự “điều chỉnh” cách chấm cho hợp lý hơn theo ý mình. Đây chính là điều nguyên tắc minh bạch không cho phép, vì nó thay đổi thước đo sau khi nhà thầu đã nộp hồ sơ.
Hướng đi đúng: tổ chuyên gia ghi nhận vấn đề vào biên bản, báo cáo theo quy trình, và việc đánh giá vẫn bám đúng tiêu chí đã công bố cho tới khi có hướng dẫn chính thức. Việc xử lý các tình huống vượt khỏi khuôn khổ tiêu chí cần theo quy định và thẩm quyền, không phải do tổ chuyên gia tự quyết. Cách tiếp cận có hệ thống với các tình huống nghiệp vụ phát sinh được mô tả trong bài tình huống nghiệp vụ thường gặp trong quá trình lựa chọn nhà thầu, hữu ích cho người mới tham gia tổ chuyên gia.
Kỹ năng lập biên bản và bảo lưu, đối chiếu
Biên bản đánh giá là sản phẩm cốt lõi của tổ chuyên gia, vừa là căn cứ cho quyết định lựa chọn, vừa là cơ sở giải trình nếu có kiến nghị. Một biên bản tốt cần thể hiện được: từng tiêu chí được đánh giá, kết luận đạt/không đạt hoặc điểm số, và căn cứ cụ thể cho mỗi kết luận (dẫn chiếu tài liệu, vị trí thông tin trong HSDT). Biên bản ghi “không đạt” mà không nêu lý do, hoặc cho điểm mà không gắn căn cứ, là biên bản yếu, khó đứng vững khi bị chất vấn.
Kỹ năng bảo lưu cũng quan trọng. Khi một thành viên có ý kiến khác với đa số, ý kiến bảo lưu cần được ghi nhận đầy đủ, đúng quy định, thay vì bị bỏ qua. Việc ghi nhận ý kiến khác biệt không làm yếu kết quả, mà ngược lại làm tăng tính minh bạch và trách nhiệm của quá trình đánh giá. Sau khi tổ chuyên gia hoàn tất, kết quả còn đi qua khâu thẩm định, phê duyệt — một lớp kiểm soát độc lập được phân tích trong bài thẩm định, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Người đánh giá hiểu khâu thẩm định sẽ chuẩn bị biên bản chặt chẽ hơn ngay từ đầu, vì biết hồ sơ của mình sẽ được soát lại.
Checklist tự kiểm trước khi kết luận đánh giá một HSDT
Danh mục dưới đây giúp thành viên tổ chuyên gia tự rà trước khi chốt kết luận cho một bộ HSDT. Đây là công cụ tự kiểm ở mức kỹ năng; trình tự, biểu mẫu và thẩm quyền chính thức theo quy định hiện hành.
- Đã đối chiếu đủ mọi tiêu chí công bố: không bỏ sót tiêu chí nào trong tiêu chuẩn đánh giá của HSMT.
- Mỗi kết luận gắn với tiêu chí và bằng chứng: nêu rõ căn cứ vào tiêu chí nào, tài liệu nào, vị trí nào trong HSDT.
- Dùng đúng thước đo công bố: không thêm điều kiện, không đổi ngưỡng, không tự diễn giải vượt câu chữ tiêu chí.
- Phân biệt rõ “chưa rõ” và “không đạt”: trường hợp có thể làm rõ thì xử lý theo quy trình làm rõ, không loại vội cũng không cho qua tùy tiện.
- Nhất quán giữa các nhà thầu: cùng một tiêu chí áp dụng cùng một cách hiểu cho tất cả HSDT.
- Biên bản đầy đủ, truy vết được: kết luận, lý do, dẫn chiếu tài liệu rõ ràng; ý kiến bảo lưu (nếu có) được ghi nhận.
- Không thay đổi tiêu chí sau mở thầu: vướng mắc về tiêu chí được ghi nhận, báo cáo, đối chiếu thẩm quyền, không tự điều chỉnh.
Đi qua trọn vẹn checklist này, kết luận đánh giá sẽ vừa đúng nguyên tắc, vừa có khả năng bảo vệ cao khi bị soát lại. Đây cũng là khác biệt giữa người chấm có kỹ năng và người chấm theo cảm tính: người có kỹ năng luôn để lại đường truy vết cho từng quyết định.
Lỗi thường gặp và rủi ro cần tránh
Bên cạnh bốn nhóm lỗi trong bảng, một số rủi ro thường đến từ áp lực thực tế khi đánh giá:
- Chấm vội do áp lực tiến độ: rút ngắn việc đối chiếu, dễ bỏ sót tiêu chí hoặc bằng chứng.
- So sánh nhà thầu với nhau thay vì với tiêu chí: đánh giá đúng phải đối chiếu từng HSDT với tiêu chí công bố, không phải xếp hạng theo cảm nhận tương đối.
- Ngại ghi ý kiến khác biệt: bỏ qua bảo lưu để “cho nhanh”, làm giảm tính minh bạch của quá trình.
- Để thiên kiến chen vào: ấn tượng về tên tuổi nhà thầu ảnh hưởng tới cách đọc bằng chứng, thay vì để bằng chứng tự nói.
- Nhầm “linh hoạt” với “thay đổi tiêu chí”: linh hoạt chỉ nằm trong khuôn khổ làm rõ đúng quy định, không phải nới hay siết tiêu chí đã công bố.
Điểm chung của các rủi ro này là chúng kéo người chấm rời khỏi tiêu chí công bố. Phòng tránh tốt nhất là biến nguyên tắc “chấm theo tiêu chí đã công bố” thành một phản xạ kiểm tra liên tục trong suốt quá trình đánh giá, chứ không chỉ là khẩu hiệu đầu buổi.
Kiến thức người học cần nắm
Kỹ năng đánh giá HSDT đúng tiêu chí không chỉ là việc đọc hồ sơ cẩn thận, mà là tổng hợp của nhiều năng lực: hiểu nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch của pháp luật đấu thầu; nắm vai trò và trách nhiệm của tổ chuyên gia; biết cách đối chiếu năng lực, kinh nghiệm nhà thầu; thành thạo kỹ thuật lập biên bản và xử lý tình huống làm rõ. Những năng lực này gắn bó chặt với cả khâu trước (lập HSMT) và khâu sau (thẩm định kết quả), nên người đánh giá cần nhìn công việc của mình trong chuỗi quy trình tổng thể.
Một người chấm vững nghiệp vụ còn cần phân biệt được các khái niệm như E-HSMT, E-HSDT và cách hồ sơ vận hành trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, bởi phần lớn việc đánh giá hiện nay gắn với môi trường điện tử. Để xây dựng nền tảng này một cách bài bản, học viên nên tham gia khóa học đấu thầu, nơi rèn kỹ năng đánh giá qua tình huống thực tế, thực hành lập biên bản và xử lý hồ sơ chưa rõ theo đúng quy định, bám sát Luật Đấu thầu hiện hành và Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Với người chuẩn bị tham gia tổ chuyên gia, tổ thẩm định và hướng tới chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu, việc đào tạo bài bản giúp hình thành tư duy đánh giá kỷ luật và đúng nguyên tắc ngay từ đầu. Khối kiến thức nền tảng về pháp lý đấu thầu được hệ thống trong bài hệ thống pháp lý nền tảng trong nghiệp vụ đấu thầu, là điểm khởi đầu hữu ích; còn với người hướng tới kỳ thi, bài cấu trúc ôn tập chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu giúp định hình lộ trình học.
Nội dung bài viết mang tính tham khảo, giúp người đọc hệ thống hóa kiến thức nghiệp vụ đấu thầu. Quy định pháp luật, biểu mẫu, quy trình trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và quy định về kỳ thi, chứng chỉ có thể thay đổi theo thời điểm; người đọc cần đối chiếu văn bản hiện hành và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm thực hiện nghiệp vụ hoặc tham gia kỳ thi, chương trình đào tạo. Viện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ và ôn tập; chứng chỉ nghiệp vụ chuyên môn về đấu thầu do cơ quan, kỳ thi có thẩm quyền cấp theo quy định.
Rèn kỹ năng đánh giá hồ sơ dự thầu
Để đánh giá hồ sơ dự thầu đúng tiêu chí đã công bố, lập biên bản chặt chẽ và tránh đánh giá cảm tính, học viên có thể tham khảo lộ trình học tại Viện. Học viên có thể tham khảo khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu, xem lịch khai giảng hoặc liên hệ để được tư vấn lộ trình học.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
Hotline: 0904 889 859
Email: info@viendaotaocanbo.edu.vn
Website: https://daotao.viendaotaocanbo.edu.vn
