Trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, bên mời thầu là đơn vị chịu trách nhiệm lập và phát hành hồ sơ mời thầu điện tử (E-HSMT) cho từng gói thầu. Đây là công việc đòi hỏi sự chính xác cao: từ thiết lập đúng thông tin gói thầu, lựa chọn biểu mẫu E-HSMT phù hợp, đăng tải thông báo mời thầu, cho đến thao tác đúng trình tự trên hệ thống. Với các đơn vị mới được giao nhiệm vụ, cán bộ mới luân chuyển, hoặc tổ chức ít phát sinh gói thầu, việc lập E-HSMT đúng quy trình và đúng thao tác không hề đơn giản. Dịch vụ hỗ trợ lập E-HSMT hướng tới mục tiêu giúp bên mời thầu nắm vững quy trình, chuẩn bị thông tin đầy đủ và thao tác thành thạo trên hệ thống. Cần hiểu đúng ngay từ đầu: đây là dịch vụ tư vấn quy trình, hướng dẫn chuẩn bị thông tin và hỗ trợ thao tác kỹ thuật – không thay thế trách nhiệm pháp lý của bên mời thầu, và không cam kết bất kỳ kết quả lựa chọn nhà thầu nào. Bài viết phân tích dịch vụ này giải quyết vấn đề gì, gồm các bước nào, và khi nào bên mời thầu thực sự cần tư vấn.
E-HSMT là gì và vai trò của bên mời thầu trên hệ thống
E-HSMT (hồ sơ mời thầu điện tử) là toàn bộ tài liệu do bên mời thầu lập, đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để mời các nhà thầu tham dự một gói thầu. E-HSMT nêu yêu cầu về phạm vi công việc, tiêu chí đánh giá, biểu mẫu kê khai, điều kiện về năng lực và kinh nghiệm, cũng như các quy định liên quan để nhà thầu căn cứ lập hồ sơ dự thầu điện tử (E-HSDT).
Khác với hồ sơ giấy, E-HSMT trên hệ thống đòi hỏi bên mời thầu thao tác đúng theo webform và biểu mẫu chuẩn của phần mềm. Vai trò của bên mời thầu khá khác biệt so với nhà thầu: bên mời thầu là người thiết lập “luật chơi” của gói thầu, nên mọi sai sót về thông tin hay quy trình đều có thể ảnh hưởng đến cả quá trình lựa chọn nhà thầu về sau. Nếu bạn muốn hiểu rõ sự phân biệt giữa hai loại hồ sơ và hai vai trò, bài E-HSMT và E-HSDT là gì trình bày khá chi tiết.
Vì sao bên mời thầu dễ gặp khó khi lập E-HSMT?
Nhiều đơn vị có chuyên môn tốt về lĩnh vực mua sắm nhưng vẫn gặp khó khi thao tác trên hệ thống. Một số nguyên nhân phổ biến:
- Cán bộ mới được giao nhiệm vụ: người phụ trách chưa quen giao diện, chưa nắm trình tự các bước lập và đăng tải E-HSMT.
- Tần suất phát sinh gói thầu thấp: đơn vị ít khi tổ chức đấu thầu nên khó duy trì kỹ năng thao tác, mỗi lần làm lại phải nhớ lại từ đầu.
- Cập nhật quy định và biểu mẫu: các quy định về đấu thầu qua mạng và biểu mẫu trên hệ thống có thể thay đổi, đòi hỏi bên mời thầu thường xuyên cập nhật.
- Vấn đề về tài khoản và phân quyền: tài khoản bên mời thầu, phân quyền cho các thành viên tổ chuyên gia, chứng thư số… đều cần được thiết lập đúng trước khi lập E-HSMT.
Đối với đơn vị mới sử dụng hệ thống, việc nắm các lưu ý ngay từ đầu rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo thêm bài bên mời thầu mới sử dụng đấu thầu qua mạng cần lưu ý gì để có cái nhìn tổng quan.
Dịch vụ hỗ trợ lập E-HSMT giải quyết vấn đề gì?
Dịch vụ tập trung giúp bên mời thầu vượt qua các rào cản về quy trình và thao tác, đảm bảo công việc được thực hiện bài bản, đúng trình tự. Các vấn đề chính được hỗ trợ:
1. Tư vấn quy trình lập và phát hành E-HSMT
Dịch vụ giúp bên mời thầu hiểu rõ trình tự các bước trên hệ thống: thiết lập thông tin gói thầu, chọn biểu mẫu phù hợp, kê khai các trường thông tin, đăng tải và phát hành E-HSMT đúng quy trình.
2. Hướng dẫn chuẩn bị thông tin đầy đủ
Trước khi lập E-HSMT, bên mời thầu cần tập hợp đầy đủ thông tin về gói thầu, kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt, các tiêu chí đánh giá. Dịch vụ hỗ trợ giúp đơn vị xác định và rà soát những thông tin này theo phạm vi thống nhất.
3. Hỗ trợ thao tác trên hệ thống
Trên cơ sở thông tin và quyết định do bên mời thầu cung cấp, dịch vụ hỗ trợ thao tác hoặc hướng dẫn thao tác trực tiếp, giúp cán bộ làm quen và tự tin sử dụng hệ thống.
4. Hệ thống hóa kỹ năng cho đơn vị
Thông qua quá trình hỗ trợ, cán bộ bên mời thầu dần nắm vững quy trình để có thể tự thực hiện cho các gói thầu sau. Nhiều đơn vị kết hợp dịch vụ với việc cử cán bộ tham gia khóa học đấu thầu qua mạng để xây dựng năng lực nội bộ bền vững.
Các nhóm việc hỗ trợ an toàn trong dịch vụ lập E-HSMT
Để minh bạch về trách nhiệm, các nhóm việc được giới hạn ở mức hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn quy trình, trên cơ sở thông tin và quyết định do bên mời thầu cung cấp:
- Tư vấn thông tin cần chuẩn bị: hướng dẫn bên mời thầu tập hợp thông tin gói thầu, kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã phê duyệt và các tài liệu liên quan.
- Hướng dẫn quy trình: giải thích trình tự các bước lập, đăng tải và phát hành E-HSMT trên hệ thống.
- Hỗ trợ thao tác theo thông tin đơn vị cung cấp: thao tác cùng hoặc hướng dẫn cán bộ thực hiện trên cơ sở nội dung do bên mời thầu quyết định.
- Rà soát tính đầy đủ về hình thức và thông tin: kiểm tra theo phạm vi thống nhất xem các trường thông tin, biểu mẫu đã đầy đủ và thống nhất về mặt hình thức hay chưa.
- Hướng dẫn sử dụng hệ thống, tài khoản và chứng thư số: hỗ trợ kiểm tra tài khoản bên mời thầu, phân quyền và sử dụng chứng thư số đúng cách.
Dịch vụ không bao gồm việc quyết định nội dung tiêu chí đánh giá thay bên mời thầu, không định hướng nhằm tạo lợi thế cho bất kỳ nhà thầu nào, và không can thiệp làm sai lệch bản chất hồ sơ. Toàn bộ nội dung chuyên môn và quyết định trong E-HSMT thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của bên mời thầu.
Những lỗi thường gặp khi bên mời thầu lập E-HSMT
Hiểu trước các lỗi phổ biến giúp bên mời thầu chủ động phòng tránh, đồng thời thấy rõ giá trị của khâu rà soát hình thức. Một số lỗi thường gặp trong thực tế:
- Thiết lập sai thông tin gói thầu: nhập sai loại hợp đồng, phương thức lựa chọn nhà thầu hoặc hình thức dự thầu so với kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt, dẫn đến phải đính chính hoặc xử lý phát sinh.
- Chọn biểu mẫu E-HSMT chưa phù hợp: mỗi loại gói thầu có biểu mẫu tương ứng; chọn nhầm mẫu khiến cấu trúc yêu cầu không khớp với tính chất gói thầu.
- Kê khai tiêu chí đánh giá thiếu rõ ràng: tiêu chí năng lực, kinh nghiệm hoặc kỹ thuật trình bày không nhất quán có thể gây khó khăn cho cả nhà thầu lẫn quá trình đánh giá về sau.
- Sai sót về thời gian và thời điểm: thiết lập thời điểm đóng/mở thầu, thời gian có hiệu lực của hồ sơ chưa phù hợp với quy định và đặc thù gói thầu.
- Quên đính kèm tài liệu cần thiết: thiếu các tài liệu, bản vẽ hoặc phụ lục đi kèm khiến nhà thầu thiếu căn cứ lập hồ sơ dự thầu.
- Vấn đề ký số khi phát hành: ký số sai cách hoặc chứng thư số hết hạn làm gián đoạn quá trình đăng tải E-HSMT.
Phần lớn các lỗi trên mang tính hình thức và quy trình, hoàn toàn có thể giảm thiểu nếu được tư vấn và rà soát trước khi phát hành. Đây chính là phạm vi mà dịch vụ hỗ trợ tập trung xử lý, trên cơ sở các quyết định chuyên môn vẫn thuộc về bên mời thầu.
Hỗ trợ lập E-HSMT khác gì với hỗ trợ lập E-HSDT?
Nhiều đơn vị nhầm lẫn hai loại dịch vụ này vì cùng diễn ra trên một hệ thống. Tuy nhiên, vai trò và trọng tâm hỗ trợ khác nhau:
- Đối tượng phục vụ: hỗ trợ lập E-HSMT phục vụ bên mời thầu – đơn vị thiết lập yêu cầu gói thầu; hỗ trợ lập E-HSDT phục vụ nhà thầu – đơn vị dự thầu và đáp ứng yêu cầu đó.
- Trọng tâm công việc: với E-HSMT, trọng tâm là tư vấn quy trình thiết lập gói thầu, biểu mẫu mời thầu và đăng tải; với E-HSDT, trọng tâm là chuẩn bị hồ sơ năng lực, kinh nghiệm và đề xuất để nộp.
- Tính chất trách nhiệm: bên mời thầu chịu trách nhiệm thiết lập đúng quy định và minh bạch; nhà thầu chịu trách nhiệm về tính trung thực của hồ sơ dự thầu.
Việc phân biệt rõ giúp đơn vị xác định đúng loại dịch vụ cần dùng, tránh nhầm vai trò khi trao đổi với bên hỗ trợ. Trong cả hai trường hợp, nguyên tắc chung không đổi: bên hỗ trợ chỉ hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn quy trình, mọi nội dung chuyên môn và trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về chủ thể lập hồ sơ.
Bảng thông tin dịch vụ hỗ trợ lập E-HSMT
| Tiêu chí | Nội dung |
|---|---|
| Đối tượng phù hợp | Bên mời thầu mới sử dụng hệ thống; đơn vị có cán bộ mới được giao nhiệm vụ; tổ chức ít phát sinh gói thầu cần tư vấn quy trình; đơn vị cần rà soát hình thức E-HSMT trước khi phát hành |
| Phạm vi hỗ trợ | Tư vấn thông tin cần chuẩn bị; hướng dẫn quy trình lập và phát hành E-HSMT; hỗ trợ thao tác trên cơ sở thông tin đơn vị cung cấp; rà soát tính đầy đủ về hình thức/thông tin theo phạm vi thống nhất; hướng dẫn dùng hệ thống, tài khoản và chứng thư số |
| Hình thức | Trực tiếp hoặc từ xa (trực tuyến), tùy thỏa thuận và điều kiện thực tế của đơn vị |
| Dịch vụ/khóa học liên quan | Khóa học đấu thầu qua mạng để cán bộ tự chủ; các dịch vụ tư vấn quy trình đấu thầu khác |
| Chi phí | Chi phí dịch vụ hỗ trợ có thể được tư vấn theo phạm vi công việc, tình trạng hồ sơ/tài khoản, mức độ hỗ trợ và thời gian thực hiện |
| Thời gian thực hiện | Thời gian hỗ trợ phụ thuộc vào tình trạng tài khoản, hồ sơ, thông tin đơn vị cung cấp và phạm vi công việc thực tế |
| Lưu ý quan trọng | Không cam kết kết quả lựa chọn nhà thầu; bên mời thầu chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của hồ sơ, thông tin do mình cung cấp |
Quy trình làm việc đề xuất khi hỗ trợ lập E-HSMT
Một quy trình rõ ràng giúp bên mời thầu kiểm soát công việc và xác định trách nhiệm các bên:
- Tiếp nhận nhu cầu: đơn vị mô tả gói thầu, tình hình nhân sự phụ trách và các vướng mắc đang gặp.
- Xác định vai trò: làm rõ đơn vị ở vai trò bên mời thầu, đã có tài khoản trên hệ thống và phân quyền phù hợp hay chưa.
- Kiểm tra tài khoản, hồ sơ, chứng thư số: rà soát tài khoản bên mời thầu, phân quyền cho tổ chuyên gia, hiệu lực chứng thư số và mức độ sẵn sàng của thông tin gói thầu.
- Tư vấn phương án: đề xuất cách chuẩn bị và lập E-HSMT phù hợp với gói thầu, chỉ ra nội dung đơn vị cần tự quyết định và hoàn thiện.
- Thống nhất phạm vi, thời gian, chi phí: hai bên thỏa thuận rõ phạm vi hỗ trợ, các mốc thời gian và chi phí trước khi triển khai.
- Thực hiện hỗ trợ: hướng dẫn hoặc thao tác cùng cán bộ để lập E-HSMT, rà soát hình thức và chuẩn bị đăng tải.
- Bàn giao và hướng dẫn theo dõi: bàn giao kết quả hỗ trợ, hướng dẫn theo dõi quá trình mời thầu, làm rõ và các bước tiếp theo.
Bên mời thầu cần chuẩn bị gì trước khi sử dụng dịch vụ?
Để quá trình hỗ trợ hiệu quả, bên mời thầu nên chuẩn bị trước:
- Thông tin pháp lý của đơn vị: quyết định thành lập, thông tin người có thẩm quyền và bộ phận phụ trách đấu thầu.
- Tài khoản và phân quyền: tình trạng tài khoản bên mời thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và phân quyền cho các thành viên. Đơn vị mới có thể tham khảo bài tạo tài khoản bên mời thầu cần chuẩn bị gì.
- Chứng thư số còn hiệu lực: phục vụ ký số và phát hành hồ sơ điện tử.
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt: căn cứ pháp lý quan trọng để lập E-HSMT.
- Thông tin chi tiết về gói thầu: phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí đánh giá và các nội dung liên quan.
Khi nào bên mời thầu cần tư vấn lập E-HSMT?
Không phải gói thầu nào cũng cần dịch vụ hỗ trợ. Một số tình huống nên cân nhắc tư vấn:
- Đơn vị lần đầu lập E-HSMT trên hệ thống, chưa có kinh nghiệm thao tác.
- Cán bộ phụ trách mới được giao nhiệm vụ, cần hỗ trợ trong giai đoạn chuyển giao.
- Đơn vị ít phát sinh gói thầu, khó duy trì kỹ năng giữa các lần.
- Gói thầu quan trọng, cần rà soát hình thức kỹ lưỡng để giảm rủi ro sai sót về thủ tục.
Khi nào nên học để tự chủ?
Nếu đơn vị thường xuyên tổ chức đấu thầu và muốn xây dựng năng lực nội bộ lâu dài, đào tạo là lựa chọn hợp lý. Bạn có thể xem nội dung khóa học đấu thầu qua mạng để biết chương trình bao gồm những gì và phù hợp với cán bộ ở vai trò nào. Nhiều đơn vị chọn phương án kết hợp: dùng dịch vụ hỗ trợ cho các gói đầu tiên, đồng thời cử cán bộ học để dần tự thực hiện. Bạn cũng có thể tham khảo danh mục dịch vụ đấu thầu để chọn hình thức phù hợp với nhu cầu.
Giới hạn trách nhiệm và nguyên tắc pháp lý
Hiểu đúng bản chất dịch vụ giúp bên mời thầu tránh kỳ vọng sai lệch và đảm bảo tuân thủ quy định:
- Toàn bộ nội dung, tiêu chí và quyết định trong E-HSMT thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của bên mời thầu; đơn vị chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của thông tin do mình cung cấp.
- Bên hỗ trợ không quyết định nội dung chuyên môn thay đơn vị, không định hướng tạo lợi thế cho nhà thầu cụ thể và không hướng dẫn các hành vi vi phạm quy định pháp luật về đấu thầu.
- Kết quả lựa chọn nhà thầu được thực hiện theo quy định pháp luật; dịch vụ hỗ trợ không cam kết và không quyết định kết quả này.
Các hoạt động đấu thầu qua mạng được điều chỉnh bởi Luật Đấu thầu 2023 cùng các nghị định, thông tư hướng dẫn liên quan. Bên mời thầu cần nắm và tuân thủ các quy định này khi lập và phát hành E-HSMT.
Dịch vụ hỗ trợ đấu thầu qua mạng chỉ nên được hiểu là hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn quy trình và hướng dẫn chuẩn bị thông tin theo phạm vi thống nhất. Doanh nghiệp/nhà thầu/bên mời thầu vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của hồ sơ, thông tin do mình cung cấp.
Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ hỗ trợ lập E-HSMT bao gồm những gì?
Dịch vụ tập trung vào tư vấn quy trình và hỗ trợ kỹ thuật cho bên mời thầu: tư vấn các thông tin cần chuẩn bị; hướng dẫn trình tự lập, đăng tải và phát hành E-HSMT trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; hỗ trợ thao tác trên cơ sở thông tin và quyết định do đơn vị cung cấp; rà soát tính đầy đủ về hình thức và thông tin theo phạm vi thống nhất; hướng dẫn sử dụng hệ thống, tài khoản và chứng thư số. Dịch vụ không quyết định nội dung chuyên môn thay bên mời thầu.
Dịch vụ có cam kết kết quả lựa chọn nhà thầu không?
Không. Dịch vụ không cam kết kết quả lựa chọn nhà thầu và không bảo đảm bất kỳ kết quả thầu nào. Việc lựa chọn nhà thầu được thực hiện theo quy định pháp luật, dựa trên đánh giá hồ sơ dự thầu so với yêu cầu của E-HSMT. Vai trò của dịch vụ chỉ là hỗ trợ bên mời thầu lập hồ sơ đúng quy trình và đầy đủ về mặt hình thức, không can thiệp và không quyết định kết quả lựa chọn nhà thầu.
Bên mời thầu cần chuẩn bị thông tin gì trước khi sử dụng dịch vụ?
Bên mời thầu nên chuẩn bị thông tin pháp lý của đơn vị, tình trạng tài khoản và phân quyền trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, chứng thư số còn hiệu lực, kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt và thông tin chi tiết về gói thầu (phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí đánh giá). Việc chuẩn bị đầy đủ giúp quá trình hỗ trợ diễn ra nhanh, chính xác và đúng quy trình.
Có thể hỗ trợ lập E-HSMT từ xa được không?
Tùy điều kiện thực tế và thỏa thuận giữa hai bên, dịch vụ có thể thực hiện trực tiếp hoặc từ xa qua hình thức trực tuyến. Nhiều nội dung như tư vấn quy trình, hướng dẫn chuẩn bị thông tin và rà soát hình thức hồ sơ có thể triển khai trực tuyến. Hình thức cụ thể sẽ được làm rõ trong bước thống nhất phạm vi công việc, tùy mức độ phức tạp của gói thầu và điều kiện của đơn vị mời thầu.
Chi phí dịch vụ hỗ trợ lập E-HSMT được tính thế nào?
Chi phí dịch vụ hỗ trợ có thể được tư vấn theo phạm vi công việc, tình trạng hồ sơ và tài khoản, mức độ hỗ trợ cũng như thời gian thực hiện. Vì mỗi đơn vị và mỗi gói thầu có yêu cầu khác nhau, chi phí sẽ được trao đổi và thống nhất trước khi triển khai. Bên mời thầu nên liên hệ để được tư vấn cụ thể theo nhu cầu thực tế thay vì áp dụng một mức cố định cho mọi trường hợp.
Khi nào bên mời thầu nên thuê dịch vụ, khi nào nên học để tự làm?
Nếu đơn vị lần đầu lập E-HSMT, cán bộ mới được giao nhiệm vụ, hoặc ít phát sinh gói thầu, thuê hỗ trợ theo từng gói sẽ phù hợp. Nếu đơn vị thường xuyên tổ chức đấu thầu và muốn xây dựng năng lực nội bộ lâu dài, đầu tư cho đào tạo là hợp lý. Nhiều đơn vị chọn phương án kết hợp: dùng dịch vụ hỗ trợ cho các gói đầu, đồng thời cử cán bộ tham gia khóa học để dần tự thực hiện.
Dịch vụ có hỗ trợ kiểm tra tài khoản và chứng thư số của bên mời thầu không?
Có. Trong quy trình làm việc, bước kiểm tra tài khoản bên mời thầu, phân quyền cho các thành viên tổ chuyên gia và hiệu lực chứng thư số là một phần quan trọng. Việc này giúp phát hiện sớm các vướng mắc kỹ thuật, tránh phát sinh sự cố khi đăng tải và phát hành E-HSMT. Tuy nhiên, việc đăng ký, duy trì tài khoản và chứng thư số vẫn thuộc trách nhiệm của bên mời thầu theo quy định.
Nếu ký hợp đồng dịch vụ thì có xuất hóa đơn không?
Trường hợp hai bên ký hợp đồng dịch vụ, việc xuất hóa đơn được thực hiện theo quy định và thỏa thuận trong hợp đồng. Bên mời thầu nên trao đổi rõ về hình thức hợp đồng, hóa đơn và các điều khoản liên quan ngay từ bước thống nhất phạm vi, thời gian và chi phí. Mọi nội dung về thanh toán và chứng từ sẽ được làm rõ minh bạch trước khi triển khai để hai bên cùng nắm và thuận tiện trong quản lý.
Tư vấn dịch vụ & đăng ký khóa học đấu thầu qua mạng
Nếu doanh nghiệp, nhà thầu hoặc bên mời thầu cần dịch vụ hỗ trợ đấu thầu qua mạng, hoặc muốn tham gia khóa học đấu thầu qua mạng để chủ động tự thực hiện, anh/chị có thể liên hệ Viện để được tư vấn phạm vi hỗ trợ, hình thức và chi phí phù hợp với nhu cầu thực tế. Tham khảo thêm lịch khai giảng hoặc đăng ký khóa học.
Lưu ý: Dịch vụ hỗ trợ đấu thầu qua mạng chỉ là hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn quy trình và hướng dẫn chuẩn bị thông tin theo phạm vi thống nhất. Viện không cam kết về kết quả lựa chọn nhà thầu và không bảo đảm việc trúng thầu; doanh nghiệp/nhà thầu/bên mời thầu chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của hồ sơ, thông tin do mình cung cấp.
VIỆN NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
Hotline: 0904 889 859 (Ms. Hoa)
Email: info@viendaotaocanbo.edu.vn
Website: https://daotao.viendaotaocanbo.edu.vn
